شارك:
دليل إجراءات الشركة التي تخدمها وكيفية إعدادها
ال دليل الإجراءات من الشركة إنه مستند مكتوب يسرد الإرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إكمال مهمة مهمة أو كيفية التعامل مع موقف معين عندما ينشأ في مكان العمل. يحتوي على أفضل ممارسات الشركة وأوصاف العمليات التجارية الرئيسية.
يحتوي هذا الدليل أيضًا على الطرق والمعايير الخاصة بكيفية توقع العمل. يسمح وضع دليل الإجراءات بتوجيه الشركة نحو النمو ، وتبسيط التدريب وتسهيل قدرتها على التوسع.
يمكن أن يكون هذا الدليل عبارة عن رابط ثلاثي الحلقات أو مجلد على محرك أقراص مشترك على الشبكة أو إصدار تلقائي منشور على الإنترنت باستخدام البرمجيات إدارة الإجراءات. يجب أن يفهم الجميع ما يتكون منه دليل الإجراءات وأين يمكن العثور عليه عندما يحتاج شخص ما إليه.
تتطلب كتابة دليل الإجراءات أن تكون الخطوات المتضمنة في أي عملية معينة مفهومة بشكل واضح. مع نمو الشركة ، ستكون هناك حاجة إلى إجراءات جديدة. يمكن أيضًا اعتبار دليل الإجراءات بمثابة مكتبة إجراءات.
يضم الدليل أمثلة على الإجراءات التي يمكن استخدامها كنموذج لإجراءات التشغيل الجديدة. يجب أن يتعلم جميع موظفي المنظمة في سياسات وإجراءات الشركة ؛ يجب أن يكون لديهم دائما الوصول الفوري إلى دليل الإجراءات.
مؤشر
- 1 ما هو استخدامها ل؟?
- 2 كيف اصنعها?
- 2.1 تحديد العمليات المركزية
- 2.2 اكتب مقدمة
- 2.3 إنشاء مخطط تدفق لكل عملية
- 2.4 تسليم الإجراء إلى شخص آخر لقراءته
- 2.5 إنشاء قوائم المراجعة والنماذج
- 2.6 دمجها في دليل الإجراءات
- 3 أمثلة
- 4 المراجع
ما هذا؟?
من خلال استخدام دليل الإجراءات المكتوبة جيدًا ، يمكن للشركة أن تسهل بشكل أكثر فاعلية تدريب الموظفين الجدد.
إلى جانب التدريب ، يوفر دليل الإجراءات لأعضاء الفريق الحاليين موردًا لتعلم الإجراءات الأقل استخدامًا ، مع التأكد من إجرائها بالشكلية الصحيحة ، والحفاظ على مراقبة الجودة.
يجب على الموظفين فهم ما هو متوقع منهم. يحتاج المشرفون إلى دليل إجراءات لإدارة العمليات التجارية. من خلال توثيق المعايير ، يتم توصيل ما هو مهم للنمو والجودة ورضا العملاء.
من خلال السياسات والإجراءات التي تؤثر على مجال وظيفي ، يتم تمكين عمال الخط الأمامي لاتخاذ القرارات الفعالة وتوفير الوقت.
يوفر دليل الإجراءات الفعال الطرق المناسبة للتواصل بين الإدارات ، ويسمح للموظفين بالعمل معًا لحل مشكلات العمل اليومية دون الحاجة إلى إشراف إشرافي لا لزوم له.
يجب أن يكون الهدف من دليل الإجراءات هو تنظيم محتويات مختلفة لتعكس كل من طرق ووسائل اتصال الشركة ، لأداء الخدمة أو تصنيع المنتج بأقل تكلفة وفي أقصر وقت ممكن.
لديه فائدة إضافية تتمثل في الحفاظ على الرضا الوظيفي وارتفاع الدافع الموظف.
كيف اصنعها?
قبل تطوير دليل الإجراءات ، من المهم فهم الفرق بين السياسة والعملية المركزية والإجراءات.
- السياسة هي مجموعة من المبادئ الأساسية والمبادئ التوجيهية المرتبطة بها ، التي تصوغها وتطبقها قيادة المنظمة ، لتوجيه أعمالها والحد منها في السعي لتحقيق أهداف طويلة الأجل.
- العملية الأساسية هي تسلسل الإجراءات المترابطة والمترابطة ، والتي تستهلك في كل مرحلة موردًا واحدًا أو أكثر (وقت الموظف ، والطاقة ، والآلات ، والمال) لتحويل المدخلات إلى منتجات. تعمل هذه النتائج كمدخلات للمرحلة التالية حتى يتم الوصول إلى هدف معروف أو نتيجة نهائية.
- الإجراء عبارة عن سلسلة من الأنشطة أو مسار ثابت للعمل ، يتم تحديده من خلال الخطوات (التي تحتوي على نقاط بداية ونهاية محددة بوضوح) يجب تنفيذها بنفس الترتيب لتحديد مهمة بشكل صحيح.
تحديد العمليات المركزية
يجب التفكير في جميع العمليات المركزية للشركة. يبدأ بتحديد العمليات التي سيتم تحديدها وتعيينها في دليل الإجراءات ، مع إنشاء ملخص لجميع الإجراءات التي سيتم تضمينها..
على الرغم من أنه من الممكن عدم وضع كل عملية ، من المهم إنشاء أكثرها أهمية وأهمية. على سبيل المثال ، يمكن لمطعم تحديد العمليات المركزية حول كيفية صنع طبق معين ، ولكن بنفس القدر من الأهمية عملية تنظيف المطعم.
يجب إنشاء قائمة بالعمليات الأساسية التي يجب تغطيتها بحيث يمكن دمج كل منها في دليل الإجراءات بعد تعيينها. سيعمل المخطط كدليل لضمان عدم ترك أي من المهام عند بدء كتابة الدليل.
اكتب مقدمة
قم بتضمين وصف موجز لما تم تضمينه في الدليل ، والذي يتم توجيهه مباشرةً إلى الأشخاص الذين سيستخدمون الدليل ، وما يمكن للقراء توقعه عند استخدام الدليل وأفضل طريقة لاستخدام الدليل (أي "قراءته من البداية إلى النهاية"). إنهاء "أو" استخدامه كمرجع للبحث عن الإجراءات حسب الضرورة ").
وضع مخطط تدفق لكل عملية
يتم تعريف كل عملية من خلال الخطوات أو المهام اللازمة لإكمالها. إذا تم حذف خطوة ، فقد يعني ذلك فقدان أو تأخير طلب ، أو وجود منتج نهائي معيب. إنشاء مخطط انسيابي هو تحديد سير العمل.
لإكمال دليل ، يجب أن تبدأ بعملية واحدة في كل مرة: ابدأ بعملية المخطط الأولى. يتم وصف الخطوات اللازمة لإكمال العملية ، ثم يتم إرجاع التفاصيل وكتابة التفاصيل لكل خطوة.
عليك التأكد من أن كل خطوة واضحة وموجزة. يجب أن تقدم كل خطوة تفاصيل كافية لأي شخص لاتباع التعليمات.
على سبيل المثال ، افترض أنه يتم إنشاء إجراء لعملية المبيعات بواسطة أحد المتطلبات على الإنترنت. أولاً ، يتم إجراء مخطط تدفق حول كيفية الاتصال بالعميل المحتمل في البداية بعد أن طلب المعلومات: عن طريق مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني أو رسالة نصية.
إذا تعذر الاتصال بالاحتمال في البداية ، فسيتم حساب عدد مرات متابعة فريق المبيعات ، مع نصوص محددة لكل جهة اتصال.
عند الاتصال بالعميل ، يتم تعيين برنامج نصي مختلف ، وكذلك مجموعة من المتابعات ، اعتمادًا على ما إذا كان العميل قد اشترى المنتج أو قرر الانتظار.
أعط الإجراء لشخص آخر لقراءته
من المهم أن يقرأها أحد زملائك في العمل أو شخص تعرفه واتباع التعليمات كما هي مكتوبة. يمكن لهذا الشخص تقديم تعليقات قيمة إذا كانت هناك خطوات لا يمكنك إكمالها أو عدم فهمها.
يتم تصحيح الإجراء بناءً على التعليقات. قد تحتاج إلى إعادة كتابة أو تحرير أو إضافة شيء إلى التعليمات.
إنشاء قوائم مرجعية ونماذج
لأي عملية ، من السهل على أعضاء الفريق اتباع نموذج أو قائمة مراجعة. لهذا السبب يجب تطوير قالب مفصل ، بناءً على العملية المعينة.
إذا كنت بحاجة إلى جمع معلومات محددة عند دخول العميل ، يجب عليك التأكد من أن القالب يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة ، مقدم بطريقة موجزة.
لا ينبغي افتراض أن أعضاء الفريق يتذكرون كل ما يشير إليه الإجراء ، خاصة عندما يكون العميل جالسًا أمامهم. يجب دمج قوائم المراجعة والنماذج كملحق مخطط انسيابي وخطوات العملية.
دمجها في دليل الإجراءات
بعد تعيين مخطط انسيابي لكل عملية وإنشاء جميع قوالب مستندات الدعم ، يتم دمجها في دليل إجراءات كامل. يتم تنظيم الدليل على أساس الإدارات.
على سبيل المثال ، يمكن أن يحتوي دليل الإجراءات على أقسام "المبيعات" و "العمليات" و "التوزيع". ينقسم كل قسم إلى العمليات المركزية لذلك القسم ، بشكل عام بالترتيب الذي يتم به كل عملية مركزية في التسليم العام للمنتجات.
في قسم "التوزيع" ، يمكن أن يكون لديك عدة عمليات رئيسية ، مثل "الحصول على الطلب" ، و "التعبئة للتسليم" ، و "الشحن" ، و "المتابعة".
يتم تنظيم دليل الإجراءات مع جدول محتويات ويتم سرد كل إجراء بوضوح مع عنوان جريء للعنوان.
ويشمل غطاء مع اسم الدليل ، وجدول المحتويات ، والمقدمة والإجراءات حسب ترتيب جدول المحتويات.
يمكن وضع علامات تبويب حتى يتمكن أعضاء الفريق من مراجعة الدليل بسهولة ، وذلك لمساعدتهم على تحديد الإجراءات ذات الصلة في أقسامهم..
وأخيرا يتم عمل النسخ وتوزيعها. يجب تشجيع التعليقات المستمرة وتحديث الدليل عند الضرورة. يجب أن يكون هناك دليل متوفر في منطقة مخصصة لكل موقع وظيفي ، باستخدام السياسات والإجراءات.
أمثلة
-دليل للطهي الهامبرغر بطريقة محددة.
-دليل حول كيفية التصرف في حالة نشوب حريق أو زلزال أو كارثة طبيعية.
-دليل حول كيفية التصرف استجابة لشكاوى العملاء أو للعميل العدواني.
-دليل لتنفيذ عملية اختيار الموظفين.
-دليل لمعرفة كيفية العمل في مطعم.
مراجع
- كيمبرلي ليونارد (2017). كيف يمكنني الكتابة إلى دليل إجراءات العمليات القياسية؟ الشركات الصغيرة - كرون. smallbusiness.chron.com.
- كريس أندرسون (2017). ما هو دليل السياسات والإجراءات؟ Bizmanualz. مأخوذة من: bizmanualz.com.
- Bizfluent (2017). تعريف دليل الإجراءات. مأخوذة من: bizfluent.com.
- كريس أندرسون (2017). ما هو الغرض من دليل الإجراءات؟ Bizmanualz. مأخوذة من: bizmanualz.com.
- مختبر القوالب (2018). 37 أفضل قوالب إجراءات التشغيل القياسية (SOP). مأخوذة من: templatelab.com.
- جريج مارسيلو (2017). دليل الخطوات الثمانية لبناء دليل إجراءات التشغيل القياسي. LERN. مأخوذة من: blog.lern.org.