السكرتير التنفيذي الشخصي ، المهارات والوظائف اللازمة

ال سكرتير تنفيذي هي وظيفة أو مهنة تقدم أقصى دعم للموظفين رفيعي المستوى في شركة أو مؤسسة. سيكون من سيقوم بتنظيم والحفاظ على جدول المديرين التنفيذيين ومساعدتهم على تنفيذ مجموعة واسعة من المهام الإدارية.

الهدف من ذلك هو المساهمة في الكفاءة الكلية للأعمال ، من خلال ضمان تنفيذ جميع المهام الإدارية الموكلة إليها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. السكرتير هو الشخص الذي يقدم الدعم الإداري. يمكنهم القيام بمهام مثل الكتابة والحفظ ، والرد على الهاتف ونقل الرسائل.

من ناحية أخرى ، يقوم الأمين التنفيذي ، أو المساعد الإداري ، ببعض هذه الأنشطة ، إلى جانب تنسيق المكاتب ، والبحث عن المنتجات ، والتفاعل مع الموردين ، وطلب المنتجات وإنشاء قاعدة بيانات.

في العادة ، يحصل الأمناء التنفيذيون على رواتب أعلى من الأمناء ، لأنهم يؤدون وظائف عالية المستوى ويسرعون من إنتاجية المكاتب.

مؤشر

• 1 مطلوب الملف الشخصي
• 2 المهارات اللازمة
• 3 وظائف
  • 3.1 المسؤوليات
• 4 المراجع

الملف الشخصي المطلوب

- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة.

- ثبت خبرة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل.

- يجب أن تكون مختصة في إدارة Microsoft-Office بطريقة متكاملة ، وفي برنامج "المكتب الخلفي" ، على سبيل المثال ، أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

- معرفة عميقة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية ، وكذلك المفردات الفنية ذات الصلة التي يتم التعامل معها في هذه الصناعة.

- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات الإبلاغ.

- تنظيم ممتاز ومهارات إدارة الوقت.

- مهارات الاتصال والتفاوض المتميزة.

- النزاهة والسرية.

يجب أن يكون الأمناء التنفيذيون محترفين فنيين يتمتعون بقدرة كبيرة على إدارة الوقت وقدرة تعدد المهام. بفضل إجتهادهم وكفاءتهم في عملهم ، يمكن للمديرين التنفيذيين التركيز على مسؤولياتهم الإدارية دون الحاجة إلى القلق بشأن المهام الأخرى.

يعتمد الكثير من المديرين اعتمادًا كبيرًا على سكرتيرهم التنفيذي لتنسيق المهام اليومية وإبقائهم على جدول الأعمال. يطلب منهم الكثير من اللباقة والحزم كأوصياء على وقت المدير.

المهارات اللازمة

يجب أن يكون الأمناء التنفيذيون فعالين في المهارات الأساسية مثل الكتابة والنحو والإملاء وعلامات الترقيم ، ولديهم خبرة في استخدام المعدات المكتبية وتطبيقات البرامج الشائعة ، مثل معالجة النصوص وجداول البيانات والرسومات.

وبالمثل ، يجب أن يكون لديهم مهارات ممتازة لإدارة الوقت والقدرة على معالجة المسؤوليات المختلفة بفعالية.

من ناحية أخرى ، يحتاج السكرتير التنفيذي أيضًا إلى صفات أخرى ، مثل الحكم الجيد والدبلوماسية والسلطة التقديرية والقدرة على حل المشكلات بشكل مستقل.

يحتاجون إلى مهارات تواصل قوية للتفاعل مع الجمهور وكتابة التقارير ومراجعة المنشورات.

الاستماع بنشاط

يجب أن تعلم أن تولي اهتماما كاملا لما يقوله الآخرون ، مع تخصيص الوقت الكافي لفهم النقاط التي يتم طرحها ، وطرح الأسئلة حسب الاقتضاء وعدم التوقف في الأوقات غير المناسبة.

قراءة الفهم

فهم تام للجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.

إدارة الوقت

تعرف على كيفية إدارة الوقت الخاص بك بكفاءة وكذلك وقت الآخرين.

معرفة كيفية التحدث

تحدث بوضوح مع الآخرين لتتمكن من نقل المعلومات بفعالية.

كتابة

احصل على اتصال فعال كتابيًا ، وفقًا لما هو أكثر ملاءمة لاحتياجات الجمهور.

التفكير الناقد

استخدام المنطق والمنطق لتحديد نقاط القوة والضعف في الحلول أو الاستنتاجات أو النهج البديلة للمشاكل التي تنشأ.

التعلم الاستباقي

فهم الآثار المترتبة على المعلومات الجديدة لحل المشكلات واتخاذ القرارات الحالية والمستقبلية.

تنسيق

تعديل الإجراءات فيما يتعلق بتصرفات الآخرين.

مراجعة

مراجعة وتقييم أداء نفسه ، أو الأشخاص أو المنظمات الأخرى ، من أجل إجراء تحسينات أو اتخاذ تدابير تصحيحية.

وظائف

قد يكون السكرتير التنفيذي مسؤولاً عن المصروفات النثرية والمحاسبة ، ولكن يمكنه أيضًا إدارة الميزانية. يمكنك نشر مقالات على موقع ويب ، رغم أنه يمكنك أيضًا تصميم الموقع وإدارته.

يمكنك تنفيذ إدخال البيانات في جدول بيانات قمت بتصميمه واستخدامه لوظائف إعداد التقارير.

يمكن للأمين التنفيذي الإشراف على الموظفين الإداريين. كثيرا ما يقدم تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي ، ويمكنه دعم واحد أو أكثر من كبار المسؤولين التنفيذيين.

المسؤوليات

الانتباه إلى المديرين التنفيذيين

- الحفاظ على جدول أعمال المسؤولين التنفيذيين والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات ، إلخ..

- حضور الاجتماعات لجعل دقائق الاجتماع والدقائق ، ثم ترجمة ، نسخها وتوزيعها.

- قم بعمل جميع ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين: شراء المقاطع ، حجز الفنادق ، تسليم مصاريف السفر ، إدارة ومراجعة الوثائق ذات الصلة ، إلخ..

- إجراء التحقيقات المطلوبة ، وجمع البيانات وإعداد الوثائق أو التقارير للنظر فيها وعرضها من قبل المديرين التنفيذيين واللجان ومجالس الإدارة ، على النحو المعين.

- تعامل مع المستندات السرية والتأكد من أنها آمنة ومأمونة.

التفاعل الداخلي والخارجي

- تلقي وتصفية المكالمات الهاتفية ، وإعادة توجيهها إلى الشخص المناسب عندما يكون ذلك مناسبًا.

- إدارة جميع المراسلات الواردة أو الصادرة وتحديد أولوياتها وتوزيعها (البريد الإلكتروني والرسائل والفاكسات والحزم وما إلى ذلك) ، وقراءة وتحليل المذكرات والعروض والتقارير الواردة لتحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.

- قم بإعداد إجابات للمراسلات التي تحتوي على استعلامات روتينية.

- راقب استخدام اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين للتأكد من أن الطلبات أكثر ربحية.

- يجتمع مع الأفراد ، ومجموعات المصالح الخاصة وغيرها ، نيابة عن المديرين التنفيذيين واللجان ومجالس الإدارة.

- أرحب بالزائرين وحدد ما إذا كان ينبغي منحهم إمكانية الوصول إلى أشخاص محددين معينين.

الدعم الإداري

- احتفظ بالسجلات الإلكترونية والورقية في الأرشيف ، مما يضمن تنظيم المعلومات ويمكن الوصول إليها بسهولة لاسترجاعها بسرعة.

- قم بإعداد الفواتير والتقارير والخطابات والبيانات المالية وغيرها من المستندات ، باستخدام برنامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات و / أو العروض التقديمية ، مع توفير المساعدة المقابلة في المحاسبة.

- أداء مهام المكتب العامة ، مثل الحفاظ على أنظمة الإدارة وأداء المهام المحاسبية الأساسية.

- تنسيق وتوجيه خدمات المكتب ، مثل السجلات وإعداد الميزانية ، لمساعدة المديرين التنفيذيين.

- وضع والإشراف على السياسات والإجراءات الإدارية ، سواء بالنسبة لموظفي المكاتب ، وكذلك للمنظمة.

- راجع الممارسات والإجراءات التشغيلية لتحديد ما إذا كان يمكن إجراء تحسينات في مجالات مثل سير العمل أو إجراءات إعداد التقارير أو النفقات.

- الإشراف وتدريب الموظفين الإداريين الآخرين.

مراجع

1. عملي (2018). الوصف الوظيفي الأمين التنفيذي. مأخوذة من: resources.workable.com.
2. بيث غرينوود (2018). الفرق بين سكرتير وأمين تنفيذي. العمل - كرون. مأخوذة من: work.chron.com.
3. مخطط مهني (2018). سكرتير تنفيذي ومساعد إداري. مأخوذة من: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). الوصف الوظيفي للأمين التنفيذي. مأخوذة من: hrvillage.com.
5. BSR (2018). مسؤوليات الأمين التنفيذي. مأخوذة من: bestsampleresume.com