شارك:
أجزاء خطاب رسمي رئيسي (مع مثال)
ال أجزاء من خطاب رسمي هي العناوين والهيكل والإغلاق والتوقيع ، والأقسام التي تسهم في تقديم جيد للمصدر وفهم محتوى المستلم نفسه.
التواصل اللفظي هو تفاعل بين المرسل والمستقبل أو المستلم ، حيث يتم استخدام لغة شفوية ، من خلال الكلمات في المحادثة.
ويمكن أيضا أن تكون لغة مكتوبة ، عن طريق وضع بريد إلكتروني. وفقًا للغرض من الرسالة ، سيكون رسميًا أو غير رسمي.
الخطاب الرسمي هو نوع من التواصل اللفظي المكتوب ، والذي يستخدم لإرسال رسالة محددة حول موضوع المهنية ، والدراسات ، والعمالة ، وطلب إلى المؤسسات العامة أو الخاصة ، الخ.
بالنسبة لكتابة الرسالة أو الخطأ ، يجب استخدام لغة مثقفة وودودة ، والتي يجب أن تمتثل لمجموعة من قواعد المجاملة ، مثل التحية والوداع بأدب ، حتى لو كان المستلم معروفًا. تجنب استخدام التعبيرات الشائعة.
على وجه التحديد ، يتم ملاحظة شكليات هذه الأخطاء من خلال استخدام عبارات معينة ، وتسمى أيضًا صيغ المجاملة.
هذه الصيغ ، من خلال تضمينها في النص بطريقة مشتركة وفي الوقت المناسب ، تحدد أسلوبها وتساعد الجهة المصدرة على تحقيق الغرض من الرسالة.
الأجزاء الرئيسية من خطاب رسمي
وفقًا لنوع الخطاب الرسمي المقدم ، فسيكون امتداد كل جزء من أجزائه ، ومع ذلك ، يجب أن يتكون من النقاط التالية:
رأس
- الرأسية: يعرض بيانات المصدر والأسماء والعنوان والهاتف والبريد الإلكتروني وصفحات الويب.
- المكان والتاريخالموقع أو المدينة أو البلدة التي يقع فيها المصدر وعندما يكتبها ، اليوم والشهر والسنة. مثال: مدريد ، 15 أكتوبر 2016.
- الموضوع:يشار إلى سبب الرسالة ، بشكل واضح وباختصار.
- اسم المستلم: اكتب اسم من يوجه الرسالة ، مع معالجة التسلسل الهرمي ، والموقف الذي يحتفظ به في الشركة إذا كان الأمر كذلك والكلمة الحالية ، أدناه. على سبيل المثال:
أيها السادة،
تلفزيون اثنين شركة.
حاضر.
تحية أولية أو دعوة
تتم كتابة صيغة مجاملة ، مما يسهل مقدمة الموضوع. على سبيل المثال:
السادة الأعزاء (ع) السادة الكرام (ع).
نص الرسالة الرسمية
يتم تقديم الأفكار المنظمة لفضح الغرض من الاتصال ، من خلال عدة فقرات تسهل تقديم المعلومات بالكامل ، بحد أقصى من 5 إلى 6 خطوط لكل منها ، تتعلق بكل مرحلة:
- المقدمة: الغرض من الرسالة هو مبين.
- التنمية: يتم شرح الأسباب التي نشأت منه والموضوع الرئيسي للرسالة بالتفصيل.
الخاتمة
يستعيد كل ما تم إثارته ، والغرض من الرسالة والاتفاقيات أو الجوانب التي تريد الحصول عليها.
إغلاق
هذا هو وداع المصدر. تتم كتابة فقرة قصيرة لتشكر الاهتمام الذي حظي به والفرصة المتاحة. ثم يتم الانتهاء من ذلك عن طريق وضع صيغة مجاملة. على سبيل المثال:
دون إشارة أخرى ، أقدر الاهتمام الذي أولي,
بانتباه,
شركة
إنه عنوان من يرسل الرسالة. مثال: يسوع ، بيردومو
خصائص خطاب رسمي
كل حرف له غرض محدد ، ومع ذلك ، هناك عدد من الجوانب التي تشترك فيها ، من حيث الشكل ، تنظيم الموضوع ، اللغة ، ترتيب الفقرة ، تمديد الجمل ، استخدام العلامات علامات الترقيم ، من بين أمور أخرى ، التي تعطيه أسلوب شكلي:
شكل
يمكنك استخدام الكتلة أو شبه كتلة.
- تنسيق كتلة: يتم محاذاة التاريخ مع الهامش الأيمن ، ثم محاذاة بيانات المستلم أو المستلم والتحية الأولية والفقرات مع الهامش الأيسر. بعد ذلك ، يقع كل من الإغلاق والتحية النهائية والتوقيع على اليمين ، محاذاة مع التاريخ.
- تنسيق في Semiblock: يقع التاريخ باتجاه الهامش الأيمن ، ثم يتم محاذاة بيانات المستلم والتحية الأولية نحو الهامش الأيسر. في السطر الأول من كل فقرة ، تترك المسافة البادئة ويتم محاذاة بقية النص مع الهامش الأيسر. أخيرًا ، يقع كل من الإغلاق والتوديع والتوقيع بطريقة مركزية ، مع وجود مسافات إضافية إلى اليمين.
تنظيم الموضوع
فرز الأفكار بشكل متسق في الزمان والمكان ، لفهم جيد للرسالة.
اللغة
استخدم المصطلحات المتعلقة بالموضوع ، إذا كان يعمل ، بناءً على الطلبات أو الإجراءات ، مع لغة مثقفة ، دون أخطاء إملائية. مع وجود عبارات مجاملة وبدون كلمات مسيئة أو عدوان. لا الاختصارات غير الرسمية ولا الأسماء.
هيكل الفقرات
في الفقرة الأولى ، يجب توضيح الغرض من الرسالة. يتم تقديم المعلومات الأولية ثم الفكرة الرئيسية
. في الفقرات المركزية ، يشار إلى التفاصيل أو المبررات التي تدعم الأفكار الرئيسية للرسالة ، سواء كانت مواد قوانين أو نظريات أو مفاهيم أو تجارب سابقة.
أخيرًا ، يتم إغلاقه مع استنتاج ما ذكر أعلاه ، ويكرر الغرض من الرسالة ، ويوفر حلاً ممكنًا ويقول إنه يتوقع استجابة سريعة.
تمديد الجمل
من المهم استخدام جمل ليست واسعة للغاية ، ولكن لها معنى كامل.
استخدام علامات الترقيم
لاستخدام هذه العلامات يجب أن تكون حذرا ، لأنها تساعد على إعطاء التجويد والتماسك للأفكار. قد يؤدي استخدامها بشكل غير لائق إلى إتلاف الغرض من الرسالة.
أنواع الخطاب الرسمي
بشكل عام ، يصدر الأشخاص خطابًا رسميًا عندما يتعذر عليهم التواصل شخصيًا. اعتمادًا على الغرض من الرسالة ، يمكن تحديد موقعها بين الأنواع التالية:
- خطاب التطبيق: يتم إصداره لغرض طلب الخدمة والمستندات والملاحظات والتصاريح والمنح والتعاون.
- رسالة شكر يتم استخدامه لتقديم الشكر على تلقي خدمة أو خدمة جيدة أو تعاون أو خدمة مقدمة.
- رسالة الغلاف: يتم استخدامه لتقديم شركة أو شخص أو مؤسسة وتقديم عروضها ومنتجاتها وخدماتها حسب الطلب.
- خطاب توصية: يتم إصدارها بشكل أساسي لتسليط الضوء على القدرات والمهارات التي يتمتع بها الشخص والأداء في نشاط والحصول على وظيفة ؛ أو تجربة دفع جيدة والتوصية بها باعتبارها مسؤولة عن التمويل.
- خطاب المطالبة: إنها تهدف أساسًا إلى المنظمة لفضح مشكلة أو ضرر أو موقف غير منتظم يعتمد حلها عليه.
- خطاب الاستقالة: يصدر من شخص لإخطار استقالته إلى وظيفة وشرح أسباب قرارهم.
- خطاب الإخطار: يتم ذلك من أجل الإبلاغ عن إجراء أو إدارة يقوم بها شخص ما ؛ أو للمشاركة في حدث مستقبلي أو جمعية أو اجتماع أو مؤتمر.