شارك:
ما هي التعليمات ل؟ الاستخدامات الرئيسية
ال تعليمية تخدم لتوضيح معلومات مفيدة حول كيفية استخدام جهاز أو كيفية تجميع كائن. يمكن أن تحتوي على تعليمات حول كيفية تنظيم أو إدارة شركة.
هذه النصوص عبارة عن أدلة تسترشد أو تخبر كيف تفعل شيئًا معينًا. إنها مهمة لأنها تتيح مزيدًا من الكفاءة وتقلل من المخاطر المرتبطة بالمنتجات.
على سبيل المثال ، عند اتباع الخطوات أو التعليمات في دليل المستخدم ، يكون هناك خطر أقل في إتلاف جهاز. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تجميع الكائنات بشكل صحيح وفي وقت أقل.
فيما يتعلق بالتعليمات في الشركات ، فهي مهمة لأنها تثبت الطريقة الصحيحة التي يجب أن تدار بها.
هذه النصوص مفيدة لأنها يمكن أن تساعد في حل المشكلات داخل المنظمة من خلال توضيح الخطوات الواجب اتباعها لحل المشاكل.
بغض النظر عن الطريقة التي يتم بها صياغة أو غرض معين ، التعليمات هي دائما أدلة منظمة للغاية وينبغي أن يكون من السهل فهم.
وذلك لأن الغرض من الدليل هو إخبار شخص ما بالطريقة الصحيحة لتنفيذ إجراء ما.
6 الاستخدامات الرئيسية للتعليمات
1- للحد من المسؤولية القانونية
هذا أمر مهم لأن بعض المنتجات يمكن أن تسبب إصابات خطيرة أو حتى الموت إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح.
من الضروري اتباع إرشادات خاصة في المجالات الفنية ، مثل عند التعامل مع معدات الجهد العالي ، وأشعة الليزر ومصادر الإضاءة الشديدة الأخرى ، والأدوات الميكانيكية ومعدات توليد الحرارة والنار..
إن وضع المعلومات المناسبة في دليل التعليمات يمكن أن يحذر المستخدم من المخاطر المحتملة.
بالإضافة إلى رعاية الأشخاص ، يمكن للشركة المصنعة حماية نفسه من العواقب القانونية الخطيرة ، لأن التحذير مكتوب.
في هذه الحالات ، يجب وضع ملصقات التحذير في أماكن مرئية بوضوح للمنتج.
2- لشرح كيفية القيام بنشاط ما
يمكن أن يعبر هذا عن نفسه بعدة طرق في عدة مجالات: من أدلة التعليمات داخل الشركات التي تشير إلى سياساتها ، إلى أدلة المستخدم التي تشرح كيفية تكوين جهاز.
من ناحية ، يجب أن يشير دليل الإرشادات الخاص بشركة ما إلى السياسة التي يجب اتباعها في أوقات معينة ولماذا توجد ، في حين أن التعليمات الإجرائية يمكن أن توضح كيفية تنفيذ نشاط يتعلق بهذه السياسة..
على سبيل المثال ، قد يكون لدى الشركة تعليمات للإبلاغ بشكل صحيح عن حادثة تحرش جنسي أو تمييز في مكان العمل. من المفيد أيضًا للشركة الحصول على إرشادات حول الأنشطة المختلفة التي تحدث هناك.
إذا تم تعيين موظف جديد ، فيمكنه تقديم دليل مكتوب مع تعليمات عمله حتى يتعلم مهامه بسرعة أكبر.
مثال آخر قد يشمل المهندسين الذين يحتاجون إلى التعرف على جوانب مجهولة لخطوط الإنتاج ؛ يمكن استخدام دليل يشرح هذه الخصائص.
عندما تكون وثائق المستخدم مناسبة ، يمكنك إنشاء طريقة لطيفة وفعالة للموظفين للحاق بها ، مما يجعل الشركة تعمل بشكل أفضل.
من ناحية أخرى ، تعد أدلة المستخدم مفيدة عندما يتعلق الأمر بمساعدة العملاء على تجميع أو استخدام منتجات غير مألوفة لديهم..
تسمح الإرشادات بتجميع المنتج أو استخدامه بالطريقة الصحيحة دون أن يضطر العميل إلى اللجوء إلى خبير أو إلى نفس الشركة التي حصل عليها..
3 - لإنشاء مبادئ توجيهية موحدة
هذا يعني أنه من الممكن لجميع العاملين في الشركة معرفة قواعد الشركة وكيفية الالتزام بها.
كما أن الإرشاد يجعل من الممكن للموظفين معرفة العمليات التي تنفذها الشركة.
وجود قواعد في الكتابة ، بحيث يمكن للجميع الوصول إليها ، يجعل الموظفين لديهم خيار لمراجعتها.
ونتيجة لذلك ، فإن بيئة العمل أكثر إنصافًا ، لأن كل شخص مسؤول عن المعرفة التي يحصلون عليها.
4- لتوفير الوقت
إذا كان هناك تعليمات يمكن الوصول إليها لموظفي الشركة ، فيمكنهم مراجعتها عندما يكون لديهم شكوك. على المدى الطويل ، يوفر هذا الوقت لجميع المعنيين.
بدلاً من تضييع الوقت في الإجابة على هذه الأسئلة ، يمكن العثور على الإجابات في الدليل ، بحيث يكون الموظفون مسؤولين عن معرفتهم الخاصة..
تساعد التعليمات أيضًا على توفير الوقت في مجال البيع. كلما كان الدليل أكثر وضوحًا ، قل الوقت الذي سيستغرقه مندوب المبيعات لشرح العميل كيفية استخدام الجهاز أو تعليمه جميع تطبيقات وظائفه.
من أجل تحقيق تعليمة جيدة توفر الوقت ، فأنت بحاجة إلى كاتب فني جيد.
من الممكن إنشاء إرشادات جيدة إذا حاول المؤلف التفكير كعميل ، أو أن يكون لديه فكرة أفضل عن الشكوك المحتملة التي قد تنشأ ، أو إذا تم تقديمها من قبل طرف ثالث يمكنه تقديم منظور غير متحيز.
5 - لتعكس صورة إيجابية
الوثائق الفنية هي انعكاس لكيفية التعامل مع العميل. لا تريد الشركة أن يشعر العميل بالارتباك أو الانزعاج أو التفكير في أن المنتجات مضيعة للوقت لأنها غير مجدية.
في بعض الأحيان ، تسمح المستندات الفنية للعميل بالاتصال بمنتج ما في فترة زمنية قصيرة ، مما يجعل المبدعين سعداء ويعزز موقفهم تجاه الشركة..
وهذا يمنح تعاونًا أكبر بين المعنيين ويخلق شهادات ناجحة من العملاء.
إذا أرادت شركة إظهار كل جانب إيجابي من منتجاتها ، فيجب عليها إعداد إرشادات جيدة توضح هذه التفاصيل.
يلاحظ المستخدمون ما إذا كانت تعليمات منتج معين أو شركة معينة سيئة أو غير موجودة.
في الوقت الحاضر ، يحتاج الناس إلى امتصاص المعلومات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة ، وبالتالي فإن نقص الوثائق ذات الجودة يمكن أن يكون له عواقب وخيمة على الشركة.
6- لشرح كيفية صيانة أو إصلاح الكمبيوتر
يجب أن تكون الإرشادات بمثابة دليل يحتوي على تعليمات لصيانة الجهاز وإصلاحه في حالة حدوث تلف.
على سبيل المثال ، قد يكون لدى المصنع دليل صيانة وخدمة لأحزمة النقل الخاصة به ، وقد يتضمن دليل الكمبيوتر ما يجب القيام به في حالة تجميد الشاشة ، وقد يشير دليل تعليمات الهاتف إلى كيفية تنظيفه..
مراجع
- نصوص تعليمية (2011). تم الاسترجاع من bbc.co.uk
- الغرض والمحتوى وهيكل الأدلة. تم الاسترجاع من study.com
- ما هو الغرض من دليل المستخدم؟ تم الاسترجاع من science.blurit.com
- دليل المستخدم تم الاسترجاع من collinsdictionary.com
- الاستفادة من دليل المستخدم الجيد. تم الاسترجاع من technicalwriting.eu
- لا تنسى هذا الدليل! تم الاسترجاع من streetdirectory.com
- كتيبات المكتب: الأهمية والغرض. تم الاسترجاع من study.com