شارك:
كيفية عمل رسالة توصية شخصية في 5 خطوات
خطوات ل تقديم خطاب توصية شخصية يجب أن تكون دقيقة للغاية بسبب الأهمية التي يمكن أن تقدمها لمقدم الطلب.
خطاب التوصية الشخصية هو مستند يتم تنفيذه عادةً بواسطة مدير أو رئيس المرشح لوظيفة. لديها لغة رسمية تنقل الصفات والخبرات الإيجابية التي حققها العامل في الوظيفة.
يعد تطوير التوصية الجيدة وكتابتها أمرًا مهمًا لأنه قد يعني التوظيف في شركة جديدة أو ترقيتها داخليًا إلى وظيفة اجتماعية جديدة أو قبولك في إحدى الجامعات.
إن تقديم خطاب توصية حقًا لا يعني أن المرشح أفضل - وهذا ما يعرفه المختارون الجيدون - على الرغم من أنهم يمنحون الثقة للمقاول ويمكن أن يكونوا دليلاً على أن تجربة العمل صحيحة.
وفقًا للبحث ، فإن هذه التوصيات الشخصية المكتوبة لا تتوقع أن يكون المرشح جيدًا في المنصب. وبالتالي فهي فعالة بشكل خاص في المديرين التنفيذيين أو مديري التوظيف دون الكثير من المعرفة النظرية - على الرغم من خبرة ربما في الموارد البشرية. لذلك الاستفادة من هذه الحقيقة!
بحيث يمكنك القيام بذلك بسهولة أكبر وبدون العديد من الصداع ، تركنا لك في نهاية المقال مثالًا يمكنك استخدامه كنموذج.
يمكن طلب هذا النوع من الخطابات من قبل شريك ذهبت معه إلى المدرسة أو شريك تجاري أو زميل أو رئيس أو حتى مدير. هذه الرسائل يمكن أن تؤثر تأثيرا عميقا على المستقبل الأكاديمي والمهني لشخص ما.
بدلاً من الحديث ببساطة عن قدرة الشخص على القيام بعمل ما ، فأنت بحاجة إلى معالجة قدرته على مواجهة التحدي والنجاح.
في خطاب التوصية الشخصية - بعبارات عامة - يجب وصف قدرة الشخص على القيام بعمل و / أو التطور في بيئة العمل..
لا تتحدث عن مهارات الشخص الذي لا تعرفه ، بل تبرز المهارات المهنية التي أظهرها الشخص.
كل خطاب للتوصية الشخصية ، سواء كتبه مدير لموظف حالي أو موظف سابق أو معلم لطالب سابق ، سوف يحتوي على عناصر أساسية متعددة سنشرحها أدناه.
الخطوات الخمس لعمل خطاب توصية شخصية
1- حدد الغرض من الرسالة
معظم الوقت ، سيتم إرسال خطاب التوصية كجزء من حزمة التطبيق. ومع ذلك ، قد تكون هناك أوقات عندما يتم إرسال الرسالة أو إرسالها بشكل منفصل إلى مدير التوظيف أو لجنة القبول..
في أي حال ، لا ينبغي أن تفترض أن القارئ سيعرف سبب تلقيك هذه الرسالة منك ؛ لذلك ، يجب عليك تضمين المعلومات التالية في الفقرة الافتتاحية.
في السطر الأول أو الثاني من خطاب التوصية ، يجب عليك تحديد سبب كتابتك لهذه الرسالة ، بما في ذلك اسم الشخص الذي تدعمه والفرصة التي ترعاها ، سواء للعمل أو الترقية أو الفرصة. دراسة.
بالإضافة إلى تحديد الغرض من الرسالة ، من الضروري أن تقدم نفسك للقارئ وشرح علاقتك مع مقدم الطلب.
من الضروري أيضًا أن تكون مؤهلاً أمام القارئ لإقناعه بأن رأيك مهم وأن تجعله مهتمًا بما لديك لتقوله.
2- تذكر قيمة الصدق
بعد تقديم نفسك وشرح مؤهلاتك ، تذكر القاعدة الأكثر أهمية لكتابة خطاب توصية شخصية: الصدق. لا تحتاج إلى المبالغة في المعلومات أو تزويرها للترويج للشخص الذي تدعمه.
لا يمكن أن يكتشف مدير التوظيف أو لجنة القبول خدعك أبدًا ، ولكن إذا فعلوا ذلك ، فستبدو أنت والمرشح سيئًا.
بالإضافة إلى المظهر السيئ إذا تم اكتشاف الخداع ، فقد يتم تنبيه المرشح في المقابلة إذا وضعت في الرسالة شيئًا لم يستطع وصفه أو الدفاع عنه..
من الضروري تضمين معلومات دقيقة أنه إذا طُلب من الشخص الدخول في التفاصيل ، فيمكنه القيام بذلك بسهولة.
3- تشمل الإنجازات والنتائج
عند ذكر إنجازات الفرد ومؤهلاته ، يمكن تسليط الضوء على الإنجازات المحددة ذات القيمة لإعطاء أهمية لبياناتهم. يمكنك وصف مهمة والإجراء المتخذ فيما يتعلق بالموقف ، ثم ذكر النتيجة.
يحب كل من أصحاب العمل والمعاهد التعليمية الاستثمار في الأفراد المبدعين والمبدعين ، لذا فإن ذكر مجموعة المهارات هذه سيكون مفيدًا للغاية للمرشح ، بالإضافة إلى ذكر مظاهرات القيادة والاستباقية..
إذا قمت شخصيًا بترشيح المرشح لجائزة أو تكريم خاص كنت الفائز فيه ، يجب أن تذكر ذلك في رسالتك. قم بتضمين معلومات حول الجائزة التي رشّحتها لها ، ولماذا رشّحتها وأي تفاصيل أخرى للاعتراف بها.
إذا كنت تعلم فقط عن جائزة حصل عليها الشخص أو إذا حصل كلاهما على التقدير معًا ، فيمكنك تضمين معلومات حول ذلك.
تذكر أنه من المهم أن تبقى رسالة التوصية الشخصية قصيرة نسبيًا حتى لا تفقد انتباه القارئ.
4- أجب عن الأسئلة التي يود القارئ معرفتها
في خطاب التوصية ، من المتوقع أن تتحدث عن المرشح ، ولكن من المهم التركيز على ما يمكن لهذا الشخص فعله بدلاً من ما ستكسبه من الشركة أو المدرسة التي تختارها.
لذلك ، عليك أن تضع نفسك في ذهن القارئ وأن تسأل نفسك عما تريد معرفته عن هذا المرشح إذا كنت المسؤول عن اتخاذ القرار.
قد تتضمن بعض الأسئلة: ماذا سيفعل هذا الشخص من أجلي؟ كيف يتماشى هذا الشخص مع مؤسستي؟ هل سيؤدي تعيين أو قبول هذا الشخص إلى تحسين شركتي أو معهد تعليمي طويل الأجل?
بغض النظر عن طول مدة خطاب التوصية الخاص بك ، يجب أن تكون إجابات هذه الأسئلة موضحة بوضوح وسهلة الفهم للقارئ.
5. توفير وسيلة تتبع
من المهم التأكد من أن القارئ يعرف أنه يمكنهم الاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة إضافية حول المرشح.
إن حقيقة عرضك للحديث عن المرشح بمزيد من التفصيل تخبر القارئ بأنه ملتزم تمامًا بدعم هذا الشخص.
نصائح أخرى
-اذكر ما يهم المقاول. ما هو المدير / مدير الاختيار الذي يبحث عن من سيقوم بتعيينك؟ إذا كنت تتطلع إلى بيع المزيد وأنت بائع ، وتمكنت بالفعل من زيادة المبيعات في وظائفك السابقة ، فذكرها.
-أبدا المبالغة أو الكذب: مدير اختيار من ذوي الخبرة سيعرف بسرعة ما إذا كنت تكذب أم لا. إذا كانت لديك شكوك ، فسوف تعمق من خلال سؤال نفسك ومن المؤكد أنك ستتغلب عليه.
-اضبط اللغة على الشركة التي يقصد بها الحرف: ادرس موقع الويب الخاص بالشركة ، والأسلوب الذي يستخدمونه عند الكتابة ، إذا كانوا يستخدمون كلمة أو تعبيرًا أو مصدرًا. سيؤدي استخدامه أيضًا إلى جعل خطاب التوصية مألوفًا.
-لا تمدد كثيرا: سيكون لدى مدير الاختيار آلاف الأشياء التي يجب القيام بها لقراءة الكثير. من المثالي أن تكون الرسالة قادرة على القراءة في 10 ثوانٍ. أعتقد أن العامل المختار يمكنه بسهولة رؤية ما يصل إلى 100 سيرة ذاتية.
-يمكنك محاولة لجعله ملفتة للنظر ، والإبداع.
مثال على خطاب التوصية
كما قلنا ، يجب أن تكون الرسالة مختصرة ومدهشة:
عزيزي المدير,
عملت ماريا معي منذ 5 سنوات كمدير مبيعات ولدي كلمات إيجابية فقط.
منذ الدخول ، تمكنت من زيادة مبيعاتها بنسبة 20٪ ، أولاً كمندوبة مبيعات مباشرة وبعد ذلك كمديرة وإدارة فريق من عشرة أشخاص.
لطالما كانت مواقفهم إيجابية وتعاونية وودية ومستعدة لخلق بيئة عمل جيدة.
ما زلت تحت تصرفكم إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات.
بانتباه,
أنطونيو بيريز ، مدير الأعمال في أمريكا اللاتينية.
كما ترى ، فإن خطاب التوصية هذا بسيط وموجز ومفهوم ويذكر ما يمكن أن يكون ذا أهمية للطرف المتعاقد. لا يتم التجويف ، وإذا بدا على الورق أو بالبريد الإلكتروني ، فلا يبدو أنه شيء سيستغرق وقتًا طويلاً للقراءة.
تباين لعمليات الاختيار المتقدمة
إذا كانت عملية الاختيار متقدمة ، يمكن استخدام شيء أكثر شمولاً.
عزيزي المدير:
أكتب إليكم لأوصي جون بمنصب مدير خدمة العملاء في قسمه. لقد عمل جون من أجلي لمدة عامين كمدير تنفيذي للحساب أثبت أنه مثمر للغاية. أعتقد أنه سيثبت أنه أحد الأصول كمدير في إدارته لذلك أنا أؤيده تمامًا لهذا المنصب.
أجد أن جون يعمل بجد ونشاط ومليء بالمبادرة. عندما تم تعيينه ، تم تعيين John حسابات ثابتة - ولكن ليس للنمو - كأداة تعليمية حتى أصبح على دراية بمنتجاتنا وخدماتنا.
في ستة أشهر ، حقق جون زيادة بنسبة 10 في المائة في الإنفاق المحاسبي مع ثلاثة عملاء لم يغيروا أعمالهم معنا خلال خمس سنوات. نتيجة لذلك ، قمت بتعيين John لبعض العروض التقديمية الخاصة بالعميل وحصل عليها جميعًا.
على الرغم من أن قائمة حساباته تتكون من حسابات قديمة ، إلا أن جون هو أحد أكبر أصحاب الدخل في فريقي. أعتقد أن مفتاح النجاح هو شغفه بمنتجاتنا وموهبته الاستثنائية في خدمة العملاء.
هذا هو السبب في أنني أوصي به بشدة على الوظيفة التي تقدمها. أعلم أنه إذا استطعت تدريب فريق على القيام بما تفعله ، فستلاحظ انخفاضًا كبيرًا في شكاوى العملاء واستنزافهم..
إذا كان بإمكاني الحصول على مساعدة إضافية في عملية التقييم ، فيرجى إخبارنا بذلك. خطي المباشر هو 555-55-55 أو يمكنك الاتصال بي عن طريق البريد الإلكتروني على [البريد الإلكتروني المحمي] بالطبع ، لا تتردد في التوقف عن طريق مكتبي للإجابة على أي أسئلة.
بانتباه,
(التوقيع).
مراجع
- Bodine P. جمل رسائل التوصية (2010). مكجرو هيل.
- Fawcett S. مجموعة خطاب التوصية الفورية: كيفية كتابة رسائل التوصية الفائزة (2005). مونتريال.
- كوتر T. 7 خطوات لكتابة خطاب توصية الطالب لمدرسة الدراسات العليا (2016). تم الاسترجاع من: www.thoughtco.com.
- ماكفرسون ل. كيفية كتابة خطاب مرجعي رائع (2009). مكتبة ANB.
- رسائل توصية من فائز Nazari G. 100: لمرشحي الماجستير والدكتوراه (2012). CreateSpace منصة النشر المستقلة.
- سارمينتو ك. كيفية كتابة خطابات توصية ناجحة (2014). فلوريدا: مجموعة أتلانتيك للنشر.
- Schall J. كتابة رسائل التوصية (1997). ولاية بنسلفانيا.