شارك:
وظائف 7 من وزير المعلقة
من بين الرئيسية وظائف سكرتير وتشمل إدارة جدول الأعمال ، وخدمة الجمهور وإدارة المعلومات السرية. هو الشخص المسؤول عن أداء مهام المساعدة الإدارية في المكتب.
يمكن ممارسة هذا المنصب من قبل رجل أو امرأة ، على الرغم من أن أكثرها شيوعًا هو أن المرأة تمارسها.
عادة ما يكونون مسؤولين عن الأمور السرية للأشخاص الذين لديهم تسلسل هرمي معين داخل الشركة ، مثل المديرين والمديرين والرؤساء وغيرهم. يحصل ذلك على تحويلهم إلى اليد اليمنى للسلطة التنفيذية التي يعملون لصالحهم.
إذا كانت الشركة صغيرة ، فإن أكبر عبء عمل للأمين يتعلق بالمهام المكتبية الأساسية.
تكرس بعض دول العالم يومًا خاصًا في العام لشكر أعمالهم والاحتفال بها. على سبيل المثال ، في كولومبيا وبيرو والمكسيك يوم الوزير هو 26 أبريل ، بينما في فنزويلا هو 30 سبتمبر.
وظائف 7 الرئيسية للأمين
وظيفة سكرتيرة هي تقديم الدعم والتعاون لرئيسها حتى تتمكن من الامتثال الكامل لدورها داخل المنظمة ، دون تأخير أو انحراف.
على الرغم من أن طبيعة الشركة تؤثر على نوع العمل المطلوب من سكرتير ، يمكن القول أن وظائفها الرئيسية هي:
1 - إدارة جدول الأعمال
تقع على عاتق الوزيرة مسؤولية تحديث جدول أعمال الشخص الذي تعمل لصالحه. هناك يجب أن تعكس كل عملك ، وفي بعض الأحيان ، الالتزامات الشخصية.
يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجلات لبيانات جميع الأشخاص والمؤسسات التي يجب أن يتصل بها صاحب العمل.
جدول أعمال السكرتارية عادة ما يكون بمثابة سجل عملياتي للسلطة التنفيذية التي تعمل من أجلها.
2 - انتباه الجمهور
يعد الاهتمام بالجمهور أحد أكثر المهام الأساسية التي يجب على الوزير القيام بها. يجب عليك الرد على المكالمات وتسجيل سببها ، وكذلك جميع البيانات التي ستسمح لصاحب عملك بمتابعة الأمر.
إنه أيضًا الشخص الذي يستقبل الزوار في المكتب. هذا هو السبب في أنه من المهم أن يحافظ السكرتير على صورة متسقة مع الصورة المشتركة لمكان العمل.
دورك هناك ليس فقط لتحية الزوار وجعل الانتظار ممتعًا ، ولكن أيضًا إعطاء التعليمات والإرشادات الأولى حول الثقافة التنظيمية والعمليات الداخلية للشركة.
3- إدارة الوثائق
بالإضافة إلى كونه الشخص الذي يتلقى ويدير مراسلات رئيسك ، يكتب السكرتير ويقرأ ويستجيب وملفات معظم الرسائل والإخطارات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني من صاحب العمل.
تحقيقًا لهذه الغاية ، من المريح إدارة تطبيقات معينة من البرمجيات التي تتيح لك إعداد مثل هذه المستندات بسرعة أكبر وبسرعة.
تعتمد خصوصية هذه الكفاءات على نوع العمل المطلوب في المجال الذي تعمل فيه..
تقوم السكرتيرة بإدارة قاعدة بيانات الاتصال الخاصة برئيسها وملفات المراسلات المكتوبة ، وكذلك محاضر التجميع وغيرها من الوثائق ذات الاهتمام داخل المكتب.
الأمين هو الذي يحيط عادة بالأمور التي تم تناولها في الاجتماعات المهمة.
4- التعامل مع المعلومات الحساسة (الداخلية والخارجية)
من بين الوظائف التي تميز شخصية السكرتير الجيد بشكل صحيح وكفء التعامل مع جميع المعلومات المهمة للغاية لتشغيل الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها.
على سبيل المثال ، يجب أن تتحكم في المستندات القانونية التي قد تتطلبها مثيلات حكومية في أي وقت.
يمكنك أيضًا الوصول إلى معلومات حول البيئة أو أي من الجهات الفاعلة ذات الصلة بالشركة. يجب أن تدار هذه المعلومات بطريقة سرية وفعالة وفي الوقت المناسب.
5. تنظيم المكتب
يجب على السكرتير تشغيل وصيانة المعدات والأثاث المكتبي: الهواتف ، وآلات التصوير ، والطابعات ، وأجهزة العرض ، والأثاث ، وخزائن الملفات ، وغيرها..
هو الذي يتحكم في مخزون اللوازم والمعدات المكتبية. كما أنه يحتفظ بأنظمة الملفات المادية والإلكترونية بالترتيب ، بحيث تكون المعلومات متاحة بسهولة عند الحاجة..
يجب أن يكون لدى السكرتير مساحة عمل نظيفة ومنظمة ، لأنها عادة ما تكون واحدة من أول الأشياء التي يراها الأشخاص خارج الشركة عند دخولهم منشآتهم..
6- إعداد العروض التقديمية
عادة ، يجب على المدير التنفيذي تقديم تقاريره في شكل عروض تقديمية تلخص وترتب المعلومات. في هذه المهمة ، يطلب عادة من سكرتيرته المساعدة.
يجب على الشخص الموجود في الأمانة التأكد من أن المعلومات التي تظهر هناك تعكس بشكل صحيح البيانات التي يريد رئيسه مشاركتها.
يجب أن تدرك أيضًا أنه عرض تقديمي خالٍ من الأخطاء الإملائية ويتوافق مع الهوية الرسومية للشركة.
7- المراقبة الإدارية
تقع على عاتق السكرتارية مسؤولية أن تكون على دراية بالامتثال للسياسات والإجراءات اللازمة لرعاية أصول الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها..
وفقًا للمستوى الهرمي لرئيسك ، يمكن للأمين التحقق من صحة البيانات التي تعكس تفاصيل عمليات الميزانية.
يجب على السكرتير التعامل مع الرقابة الإدارية والإدارة السليمة للموارد داخل المكتب.
السكرتير الظاهري
مع ظهور الوظائف عبر الإنترنت ، يظهر رقم الأمناء على الانترنت أو مساعدين الظاهري.
يقوم هؤلاء الأمناء بمعظم المهام الموضحة أعلاه ولكن عن بعد. في هذه الحالات ، يتقاضى السكرتارية خدماتهم بالساعة أو بالمشروع.
مراجع
- ثقافة المال (2015). وظائف 4 الرئيسية للأمين. تم الاسترجاع من: comofuncionaque.com
- Kokemuller ، نيل (ق / و). قائمة واجبات سكرتير. تم الاسترجاع من: work.chron.com
- بيمكس (2016). وظائف ومسؤوليات الأمين الإداري. تم الاسترجاع من: pymex.pe
- التطوع الآن (ق / و). ما هو دور السكرتيرة؟ تم الاسترجاع من: diycomitteeguide.org
- ويندرمير ، آنا (ق / و). ما هي وظائف السكرتير كمساعد للمدير؟ تم الاسترجاع من: pyme.lavoztx.com