نظم الرقابة الإدارية للرقابة والأهداف والمزايا والأمثلة

ال الرقابة الإدارية يتم تعريفها على أنها العملية التي يؤثر بها المديرون على الأعضاء الآخرين في المؤسسة لتنفيذ الاستراتيجيات. يتم تنفيذه بناءً على المعلومات التي تلقاها المديرون.

ويتناول التنسيق وتخصيص الموارد والتحفيز وقياس الأداء. تعتمد ممارسة الرقابة الإدارية وتصميم أنظمة الرقابة الإدارية على سلسلة من التخصصات الأكاديمية.

الرقابة الإدارية تنطوي على قياس واسع. لذلك ، يرتبط ويتطلب مساهمة من المحاسبة ، وخاصة المحاسبة الإدارية. ثانياً ، تتضمن قرارات تخصيص الموارد. لذلك ، يرتبط ويتطلب مساهمة من الاقتصاد ، وخاصة من الاقتصاد الإداري.

ثالثًا ، أنه ينطوي على التواصل وتحفيز العمل. هذا يعني أنه يرتبط ويتطلب مساهمة من علم النفس الاجتماعي ، وخاصة السلوك التنظيمي.

تشكل الضوابط الضعيفة داخل الشركة تهديدات كبيرة ، مثل الاستخدام غير الفعال للموارد ، ومعالجة الأخطاء ، وانخفاض الربحية ، وعدم الامتثال التنظيمي ، وسرقة أو اختلاس الأصول من قبل الموظفين.

مؤشر

• 1 التخطيط والتحكم
• 2 أنظمة التحكم الإداري
  • 2.1 أداة الأعمال
  • 2.2 مكونات
  • 2.3 الصعوبات
• 3 أهداف
  • 3.1 اكتشاف الأخطاء
  • 3.2 دليل على أن كل شيء يعمل بشكل صحيح
  • 3.3 تصرف عند الضرورة
  • 3.4 التواصل وتحفيز العمال
  • 3.5 تنفيذ التدابير الوقائية
• 4 مزايا
  • 4.1 المساعدات من أجل اللامركزية
  • 4.2 مساعدة للتنسيق
  • 4.3 تبسيط الإشراف
  • 4.4 زيادة الدافع
• 5 عيوب
  • 5.1 صعوبة في وضع المعايير الكمية
  • 5.2 ليس هناك سيطرة على العوامل الخارجية
  • 5.3 مقاومة الموظفين
  • 5.4 عمل مكلف
• 6 الأهمية
  • 6.1 التحقق من السياسات
  • 6.2 المسؤولية الإدارية
  • 6.3 المحفز
  • 6.4 الكفاءة
• 7 أمثلة
  • 7.1 التحكم في المتطلبات
  • 7.2 الضوابط المالية
  • 7.3 مراقبة الأداء
  • 7.4 الإشراف
  • 7.5 تغيير التحكم
  • 7.6 الضوابط الأمنية
  • 7.7 ضوابط الامتثال
  • 7.8 المعيار
  • 7.9 التحسين المستمر
  • 7.10 مراقبة الجودة
  • 7.11 ضمان الجودة
  • 7.12 الأتمتة
  • 7.13 التحكم في البيانات
  • 7.14 مراقبة المخزون
  • 7.15 مراقبة الأصول
• 8 المراجع

التخطيط والتحكم

هناك صلة وثيقة بين التخطيط والتحكم. التخطيط هو عملية يتم من خلالها تحديد أهداف المنظمة وطرق تحقيق الأهداف. التحكم هو عملية تقيس وتوجه الأداء الفعلي مقابل الأهداف المخطط لها للمنظمة.

بمجرد وضع الاستراتيجيات ووضع الخطط ، تكون المهمة الرئيسية للإدارة هي اتخاذ التدابير اللازمة لضمان تنفيذ هذه الخطط أو تعديل الخطط إذا لزم الأمر..

تعتبر الرقابة الإدارية إحدى وظائف الإدارة ، مثل التخطيط والتنظيم والإشراف والإدارة.

إنها وظيفة مهمة ، لأنها تساعد في التحقق من الأخطاء واتخاذ التدابير التصحيحية لتقليل انحراف المعايير وتحقيق الأهداف المحددة للمنظمة بالطريقة المطلوبة.

يمكن تعريف التحكم الإداري على أنه وظيفة النظام الذي يضبط العمليات حسب الضرورة لتحقيق الخطة ، أو للحفاظ على الاختلافات في أهداف النظام ضمن الحدود المسموح بها.

نظم الرقابة الإدارية

إنها أنظمة تجمع وتستخدم المعلومات لتقييم أداء الموارد التجارية المختلفة ، مثل البشرية والمادية والمالية والمؤسسة بشكل عام ، نتيجة لاستراتيجيات الإدارة المتبعة.

لذلك ، فهي مجموعة الإجراءات الرسمية اللازمة لتحقيق الكفاءة الإدارية والاقتصادية. يستخدمه المديرون للحفاظ على أو تغيير المعايير في أنشطة المنظمة.

كونه جزءًا لا يتجزأ من نظام التحكم الكامل للشركة ، فإن هدفه هو ضمان التنفيذ الكامل وفي الوقت المناسب لخطط وسياسات الإدارة.

يمكن أن تتراوح من كيفية طلب اللوازم إلى كيفية جدولة الأصول لاستخدامها أو تعيين المهام أو إدارة المخزون.

نظام الرقابة الإدارية هو الطريقة التي يمكن بها للمديرين توثيق استراتيجياتهم أو سياساتهم التنظيمية. وبالمثل ، إنها طريقة لتقييم أداء العمليات المؤسسية الداخلية ، ومقارنتها بالأهداف والسياسات المعلنة.

أداة العمل

نظام الرقابة الإدارية هو أداة أعمال يمكن أن تعطي مؤشرا على مدى جودة أداء المؤسسة وفقا لأهدافها.

ومع ذلك ، فإن الضوابط الإدارية ليست سوى واحدة من الأدوات التي يستخدمها المديرون لتنفيذ الاستراتيجيات المطلوبة.

يتم تنفيذ الاستراتيجيات ليس فقط من خلال الضوابط الإدارية ، ولكن أيضًا من خلال الهيكل التنظيمي وإدارة الموارد البشرية والثقافة التنظيمية.

المكونات

نظام الرقابة الإدارية هو أداة لمساعدة الإدارة على توجيه المؤسسة نحو أهدافها الإستراتيجية وميزتها التنافسية. من المفهوم عمومًا أنه يحتوي على ثلاثة مكونات:

- وضع المعايير.

- قياس الأداء الفعلي مقابل هذه المعايير.

- اتخاذ تدابير تصحيحية ضد الانحرافات عن القواعد والخطط.

الصعوبات

هناك نوعان من الصعوبات الشائعة التي تحيط بأنظمة الرقابة الإدارية في الشركات.

- القدرة على التعرف على المناطق التي تحتاج إلى مزيد من السيطرة.

- تكون قادرًا على التعرّف على عناصر التحكم الحالية غير الفعالة أو المعيبة.

أهداف

تشير أهداف الرقابة الإدارية إلى موثوقية المعلومات المالية وردود الفعل في الوقت المناسب على تحقيق الأهداف التشغيلية أو الاستراتيجية والامتثال للقوانين واللوائح..

كشف الخطأ

أي مخالفة في إدارة الشركة يمكن أن تعرض للخطر تحقيق الأهداف العامة للشركة ، مما يجعل من الممكن أن تخسر أمام المنافسة وحتى تعرض للخطر بقاءها.

لذلك ، يصبح من المهم اكتشاف العيوب بسرعة. بنفس الطريقة ، يمكنك تحديد دوائر ومجالات مختلفة ، على الرغم من أنها لا تتأثر بالعيوب الشاذة أو العيوب الخطيرة ، إلا أنها يمكن تحسينها من أجل تحقيق الرفاهية العامة للشركة.

دليل على أن كل شيء يعمل بشكل صحيح

تتحقق المراقبة الإدارية من أن كل شيء يعمل بشكل جيد وأن الأهداف المقترحة والمستويات المحددة على المستوى الإداري فيما يتعلق بالأرباح والمبيعات والأمان وما إلى ذلك ، تتحقق دون تغييرات كبيرة.

وبهذه الطريقة ، أصبحت الشركة أكثر أمانًا ، وأصبحت معاييرها وعمليات اتخاذ القرارات التشغيلية أكثر صلابة.

تصرف عند الضرورة

لا يعد اكتشاف موقف مفيدًا للغاية إذا لم يتم اتخاذ إجراءات محددة لإعادة توجيه ظرف سلبي ، وذلك بفضل المعلومات التفصيلية والملموسة التي قدمتها الرقابة الإدارية.

التواصل وتحفيز العمال

إن المعرفة الدقيقة لحالة الشركة ، بما في ذلك أخطائها ومشاكلها والجوانب التي تم التعامل معها بشكل صحيح ، تعزز التواصل الأفضل مع العمال ، وتحفزهم على ضمان تحسين الجوانب الضرورية ، أو اتباع الخط الصحيح.

تنفيذ التدابير الوقائية

إن التشخيص السابق لأوانه لمشاكل محددة يتم اكتشافها بواسطة الرقابة الإدارية يجعل الإجراءات التصحيحية غير ضرورية ، حيث يتم استبدالها فقط بالإجراءات الوقائية.

مصلحة

أكبر ميزة للرقابة الإدارية هو أنه يخلق دورة من التوجيه والتحكم لقيادة الأعمال. يتم تبسيط عملية صنع القرار مع عدد أقل من الأفراد المعنيين.

إنه يساعد المديرين على قياس الأداء الحقيقي وكدليل نحو تحقيق الأهداف.

مساعدة مع اللامركزية

الاتجاه الحديث لمنظمات الأعمال هو نحو اللامركزية ، الأمر الذي يتطلب نظام تحكم.

في تطبيق اللامركزية ، تنتشر سلطة اتخاذ القرار في جميع أنحاء المنظمة.

يجب أن تحتفظ الإدارة بالسيطرة لمعرفة ما إذا كان يتم استخدام السلطة بشكل صحيح. بدون ضوابط إدارية كافية ، لا يمكن أن تنجح اللامركزية.

مساعدة في التنسيق

حجم الشركات الحديثة آخذ في الازدياد. هناك كمية كبيرة من رأس المال وعدد كبير من الناس يعملون فيها.

هذا يخلق مشكلة التحكم السليم ، حيث أن هناك العديد من الأقسام التي تنتج وتوزع منتجات مختلفة. لتنسيق أنشطتها ، مطلوب نظام التحكم.

تبسيط الإشراف

يبسط الإشراف بالإشارة إلى الانحرافات الهامة. يبقي الموظفين تحت السيطرة.

يكتشف نظام التحكم الجيد نقاط الضعف بسرعة كبيرة. هذا يساعد على توسيع نطاق السيطرة على جميع المستويات.

زيادة الدافع

تقنيات التحكم تخلق جواً من النظام والانضباط في المنظمة ، وإيجاد الانحرافات وتحديد العوامل المسؤولة عنها.

هذا يزيد من تحفيز الموظفين ، لأنهم يعرفون العمل الذي يعتبرون مسؤولين عنه.

عيوب

ومن عيوب الرقابة الإدارية أنها يمكن أن تثبط الإبداع والابتكار ، من خلال جعل الشركة أكثر توحيدًا وأقل مرونة.

غالبًا ما تكون المؤسسات التي تتمتع برقابة إدارية صارمة أقل قدرة على التكيف مع التغيرات في السوق أو صناعتها أو البيئة القانونية ، مع وجود نطاق محدود من الأفكار والخطط المحتملة

صعوبة في وضع المعايير الكمية

يفقد التحكم الإداري فعاليته عندما يتعذر تحديد معيار الأداء من الناحية الكمية.

من الصعب جدًا وضع معيار كمي للسلوك الإنساني ، ومستوى الكفاءة ، والرضا الوظيفي ، وتحفيز الموظفين ، إلخ. في مثل هذه الحالات ، تعتمد المحاكمة على تقدير المدير.

ليس هناك سيطرة على العوامل الخارجية

لا يمكن للشركة التحكم في العوامل الخارجية ، مثل سياسة الحكومة ، والتغيرات التكنولوجية ، وتغيير الموضة ، وتغيير سياسة المنافسة ، إلخ..

مقاومة الموظفين

قد يشعر موظفو القاعدة الشعبية بالفصل وعدم الرضا لأنهم غير مسموح لهم بتقديم أفكارهم. يشعر الموظفون أن السيطرة تقلل من حرية تصرفاتهم. هذا يمكن أن يؤدي إلى دوران قوي للأفراد.

الموظفين في كثير من الأحيان مقاومة السيطرة. نتيجة لذلك ، يتم تقليل فعالية ذلك

الأعمال باهظة الثمن

لتثبيت مؤسسات نظام الرقابة الإدارية ، يجب أن تقضي الكثير من الوقت والمال.

يجب أن تكون المنافع أكثر من التكلفة التي ينطوي عليها الأمر ، فعندئذ فقط سيكون التحكم فعالاً ، وإلا فإنه سيؤدي إلى عدم الكفاءة.

أهمية

بدون الرقابة الإدارية ، فإن عملية الإدارة غير مكتملة. في الشركات ، تنشأ الحاجة للسيطرة بسبب عدة عوامل:

- من الصعب وضع معايير أداء دقيقة تمامًا في المؤسسات الكبيرة. من ناحية أخرى ، يحتاج المدير إلى جميع أنواع المعلومات في الوقت المناسب ، والتي لا تتوفر دائمًا. مطلوب السيطرة لتقييم دقة المعايير.

- يتم تكليف الموظفين بمبالغ كبيرة من المال والموارد القيمة. ومع ذلك ، في غياب السيطرة ، قد يستسلم الموظفون لإغراءات. يساعد نظام التحكم الفعال في تقليل السلوك غير أمين من قبل الموظفين.

- في غياب السيطرة ، يمكن للموظفين الاسترخاء في جهودهم وقد يقل مستوى أدائهم عن المعدل الطبيعي.

من خلال السيطرة يتم التأكد من الحصول على موارد المنظمة واستخدامها بفعالية لتحقيق الأهداف المرجوة. يوفر التحكم الإداري الفوائد التالية:

التحقق من السياسات

يسمح للإدارة بالتحقق من جودة الخطط المختلفة. لذلك ، يمكن أن تكشف عن الخطط التي ينبغي إعادة تصميمها أو الأهداف التي ينبغي تعديلها.

التغييرات في البيئة يمكن أن تجعل الخطط الأصلية غير قابلة للتطبيق أو ناقصة. يساعد التحكم في مراجعة وتحديث الخطط.

المسؤولية الإدارية

حتى عندما يعين المدير بعض الأنشطة ويفوض السلطة إلى مرؤوسيه ، يظل مسؤولاً عن الأداء النهائي.

لذلك ، يجب على المدير التحقق من أداء مرؤوسيه للتأكد من أنهم يستخدمون السلطة المفوضة بالطريقة المطلوبة.

تتيح المراقبة الإدارية للمديرين الوفاء بمسؤولياتهم وفي نفس الوقت تفويض السلطة.

حافز

إلهام الموظفين للعمل بجد وتقديم أداء أفضل. عندما يعلمون أن أدائهم يتم تقديره وأن مكافآتهم مرتبطة بهذا التقييم ، فسوف يحاولون المساهمة بأفضل ما في وسعهم.

كفاءة

يساهم التحكم في كفاءة العمليات ، من خلال التركيز على تحقيق الأهداف. لذلك ، يسمح للمديرين باكتشاف وتصحيح الأخطاء قبل أن يصبحوا جادين ، مما يساعد على تقليل الفاقد والخسائر.

أمثلة

الرقابة الإدارية هي أي عملية أو ممارسة أو سياسة أو أداة أو قياس أو نظام يتم تنفيذه للسماح للإدارة بتوجيه موارد المنظمة. فيما يلي أمثلة توضيحية:

متطلبات التحكم

قم بتوثيق الخطط بشكل رسمي كمتطلبات وإدارة التغيير في هذه الخطط.

الضوابط المالية

الضوابط المالية مثل ممارسة تطوير ومراقبة ومحاسبة الميزانية.

مراقبة الأداء

عملية الاتفاق على مجموعة من الأهداف مع الموظفين وتقييم الأداء فيما يتعلق بتلك الأهداف.

إشراف

مراقبة أداء الموظف لتحسين الإنتاجية والكفاءة وجودة العمل.

تغيير السيطرة

عملية إرسال وتقييم وإقرار وترتيب أولويات وتنفيذ والتواصل ومراجعة التغييرات في المنظمة.

ضوابط الأمن

تنفيذ الإجراءات الوقائية والتدابير المضادة لتجنب المخاطر التي يتعرض لها الأشخاص والممتلكات والمعلومات.

ضوابط الامتثال

تنفيذ العمليات والإجراءات والنظم والضوابط والقياسات والتقارير للامتثال للقوانين واللوائح والقواعد والسياسات الداخلية.

المقارنة

إنها عملية مستمرة لتقييم مقارن لنتائج الشركة مقابل الصناعة أو المنافسة أو أفضل الممارسات الحالية.

التحسين المستمر

إنها العملية المتكررة لأخذ قياسات الأشياء وتحسينها وقياسها مرة أخرى.

مراقبة الجودة

تأكد من أن النواتج مطابقة للمواصفات. على سبيل المثال ، قم بتنفيذ عملية لاختبار المنتجات في خط الإنتاج.

ضمان الجودة

إنها عملية منع فشل الجودة في المستقبل. على سبيل المثال ، ممارسة التحقق من السبب الجذري لجميع حالات فشل الجودة في تحديد التحسينات.

أتمتة

يحسن الإنتاجية والكفاءة وكذلك الجودة من خلال استبدال العمل بالأتمتة.

التحكم في البيانات

التحكم في البيانات في مجالات مثل جودة البيانات وأصل البيانات والأمن والتكامل والامتثال.

مراقبة المخزون

تنظيم وحساب المخزون لتجنب نقص أو فائض العرض.

مراقبة الأصول

السيطرة على الأصول مثل المرافق والبنية التحتية والآلات والبرمجيات والملكية الفكرية.

على سبيل المثال ، ينفذ نظام محاسبة الأصول الفصل المناسب للقلق بشأن الأصول.

مراجع

1. جميع الأعمال (2019). ما هو نظام الرقابة الإدارية ولماذا هي في غاية الأهمية؟ مأخوذة من: allbusinessadmin.com.au.
2. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2019). نظام مراقبة الإدارة. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
3. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2019). التحكم (الإدارة). مأخوذة من: en.wikipedia.org.
4. كينيث أ. ميرشانت (1982). وظيفة التحكم في الإدارة. معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا سلون. مأخوذة من: sloanreview.mit.edu.
5. قاموس الأعمال (2019). الرقابة الإدارية. مأخوذة من: businessdictionary.com.
6. جون سبيسي (2015). 21 أمثلة للرقابة الإدارية. مأخوذة من: simplicable.com.
7. ماجستير في إدارة الأعمال قاعدة المعرفة (2019). أهمية الرقابة الإدارية في المنظمة. مأخوذة من: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 مزايا الرقابة الإدارية لمنظمة. مكتبة المقالات الخاصة بك. مأخوذة من: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). أهمية وقيود السيطرة. مكتبة المقالات الخاصة بك. مأخوذة من: yourarticlelibrary.com.