ميزات قسم المشتريات والوظائف والأهمية

ال قسم التسوق هو قسم الشركة المسؤولة عن جميع أنشطة الحصول على المواد الخام وقطع الغيار والخدمات ، وما إلى ذلك ، على النحو المطلوب من قبل المنظمة. يقدم الخدمة التي هي العمود الفقري للعديد من المنظمات الصناعية والتجزئة والعسكرية.

يضمن أن يتم فرز الإمدادات اللازمة لتشغيل الأعمال والحفاظ عليها في المخزون. يقع هذا القسم في مركز الإدارة الناجحة لسلسلة التوريد ، وهو مسؤول عن تقليل تكلفة المنتجات المطلوبة والتحكم في مستويات المخزون وإقامة علاقات قوية مع الموردين..

ستطلب إدارة المشتريات الجيدة الجودة من الموردين وستتبع الأوامر من البداية إلى الاستقبال. ساعد الأقسام الأخرى في تحديد الاحتياجات وإدارة عملية الاستلام والحصول على أسعار تنافسية. عادةً ما تكون بمثابة أدوات تحكم لضمان الامتثال للميزانيات.

مؤشر

• 1 الخصائص
  • 1.1 العمل كمستشارين موثوقين للإدارة العليا
  • 1.2 تشجيع ابتكار الموردين
  • 1.3 توفير المعرفة حول بيانات المورد الرئيسي
  • 1.4 إدارة وتخفيف مخاطر سلسلة التوريد
  • 1.5 تعزيز الموظفين رشيقة وتطوير المواهب
• 2 وظائف
  • 2.1 الحصول على المواد
  • 2.2 تقييم الأسعار
  • 2.3 موافقة مسبقة من الموردين
  • 2.4 أوامر المسار
  • 2.5 عمل المكتب
  • 2.6 الامتثال للسياسة
• 3 الأهمية
  • 3.1 الحصول على تكاليف أقل
  • 3.2 منع قصور المواد
  • 3.3 تحسين الجودة
  • 3.4 إدارة العلاقات
  • 3.5 البحث عن الابتكار
• 4 المراجع

ملامح

العمل كمستشارين موثوقين للإدارة العليا

يشارك قسم المشتريات في تخطيط الشركات والميزانية على مستوى عالٍ. هذا يجعل من الممكن تصميم تكاليف الهندسة العكسية واستكشاف بدائل قد تكون أقل تكلفة و / أو بجودة أعلى..

دفع الابتكار من الموردين

أكثر من مجرد المطالبة بأقل سعر ، تعمل إدارة المشتريات مع الموردين لتقليل التكلفة الأساسية لمنتجاتهم وخدماتهم.

يشاركون بشكل وثيق مع "دورة حياة الابتكار" ، من الفكرة الأولية إلى التصنيع والتحسين المستمر.

توفير المعرفة حول بيانات المورد الرئيسي

يمكن للشركات استخدام هذه المعلومات لإنشاء تحليلات تنبؤية ، مما يوفر رؤية أعمق للأسواق.

إدارة وسلسة مخاطر سلسلة التوريد

علمت الأزمات الاقتصادية قيمة اليقظة بشأن استقرار الموردين. لدى قسم المشتريات رؤية أكثر وضوحًا في هذا المجال مقارنة بأي جزء آخر من المؤسسة.

تعزيز الموظفين رشيقة وتطوير المواهب

من الضروري عبور الحدود الوظيفية والجغرافية للعثور على المرشحين المناسبين لقسم المشتريات.

في بعض الحالات ، تكمن الإجابة في الاستعانة بمصادر خارجية أو استخدام مؤسسات الخدمة المشتركة.

وظائف

الحصول على المواد

بالنسبة لشركة تصنيع ، يمكن أن يشمل ذلك المواد الخام ، ولكن يمكن أن يشمل أيضًا الأدوات أو الآلات أو حتى اللوازم المكتبية اللازمة لفريق المبيعات والأمناء.

في تجارة التجزئة ، يجب على قسم المشتريات التأكد من وجود دائمًا ما يكفي من المنتجات على الرفوف أو في المتاجر للحفاظ على تخزين المخزون جيدًا.

من المهم بشكل خاص الحفاظ على مستودع المخزون عند مستوى معقول. إن استثمار مبالغ كبيرة من المال الزائد في المخزون يمكن أن يسبب مشاكل في الأسهم ونقص في رأس المال لأنواع أخرى من النفقات ، مثل البحث والتطوير ، أو الإعلان.

تقييم الأسعار

قسم المشتريات مسؤول عن التقييم المستمر إذا كنت تتلقى المواد بأفضل سعر ممكن ، من أجل زيادة الربحية.

تحتاج إلى مقارنة الأسعار ، من أجل العثور على أفضل الموردين مع الأسعار الأكثر منطقية لأوامر من حجم معين للشركة.

يمكن لقسم المشتريات التواصل مع موردين بديلين ، والتفاوض على أسعار أفضل للطلبات ذات الأحجام الكبيرة أو اكتشاف إمكانية الحصول على منتجات بسعر أقل من مصادر متنوعة أخرى.

موافقة مسبقة من الموردين

يقوم قسم المشتريات بتقييم الموردين من حيث السعر والجودة وآراء العملاء والوقت لاستكمال الطلبات ، وإنتاج قائمة بالموردين المعتمدين.

تتبع الأوامر

يتم توثيق الطلبات مع نماذج أوامر الشراء. تحدد هذه المعلومات الهامة حول المواد المطلوبة ، وكذلك الكمية المطلوبة.

تُستخدم هذه النماذج لضمان استلام المنتجات المطلوبة وتتبع الوقت الذي تستغرقه الطلبات لإكمالها.

عمل المكتب

يقوم قسم المشتريات بمعالجة جميع الوثائق المتعلقة بشراء وتسليم المواد.

هذا يعني العمل عن كثب مع قسم المحاسبة ، من أجل ضمان وجود ما يكفي من المال لشراء العناصر ، والتدفقات النقدية بسلاسة وأن جميع المدفوعات تتم في الوقت المحدد..

الامتثال للسياسة

قبل إجراء عملية شراء ، يجب أن تتأكد إدارة المشتريات من التزامها بالإجراءات اللازمة لاقتناء الميزانية والموافقة عليها ، ويجب أن تتأكد من شراء المواد وفقًا للسياسة العامة للمنظمة..

أهمية

الحصول على تكاليف أقل

يلعب قسم المشتريات دورًا مهمًا في زيادة الأرباح التجارية. قارن الأسعار والتفاوض مع الموردين حتى تحصل الشركة على أفضل سعر ممكن في المنتجات الضرورية.

يمكن أن يوفر أيضًا مدخرات من خلال الاستفادة من الضمانات والخصومات التي عادة ما يتم نسيانها من قبل غير المتخصصين.

إنها تساعد على التوفير ، مما يوفر شفافية أفضل على حساب الشركة. هذا سوف يسمح للتفاوض على عقود أفضل والإفراج عن التدفق النقدي.

منع قصور المواد

يتعين على قسم المشتريات تحديد المنتجات الهامة للشركة واتخاذ التدابير المناسبة لحماية سلسلة التوريد الخاصة بها.

لضمان عدم تأثير المواد غير الكافية على الإنتاجية ، يستخدم قسم المشتريات تقنيات مثل التوريد المتعدد.

وجود مصادر متعددة يعني استخدام العديد من الموردين الذين يقدمون نفس المنتجات. إذا كانت هناك مشكلة مع أحد الموردين ، فيمكن زيادة الطلبات إلى مورد آخر للتعويض عن الفشل.

تحسين الجودة

يساعد قسم المشتريات على تحسين الجودة من خلال تحديد أهداف الأداء. ثم يتتبع الأداء الفعلي فيما يتعلق بتلك الأهداف.

من الأهمية بمكان قياس خصائص الجودة باستخدام مؤشرات للسمات ، مثل المتانة أو مظهر المنتج أو توقيت التسليم.

نحن نعمل عن كثب مع الموردين لتطوير عملياتهم ومساعدتهم على تحسين الجودة.

إدارة العلاقات

يتمثل التحدي الذي يواجه قسم المشتريات في جعل المورد مهتمًا بالعمل مع الشركة. اجعل المورد يستثمر في علاقة طويلة الأمد.

يجب على القسم أيضًا إدارة العلاقات داخل الشركة. يتعين عليك العمل مع أصحاب المصلحة الداخليين ، مثل التسويق والتمويل واللوجستيات والتوزيع ، لضمان توافق الجميع.

البحث عن الابتكار

نظرًا لأن إدارة المشتريات على اتصال دائم بمجموعة متنوعة من الشركات الخارجية ، فهي في وضع مثالي للحصول على منتجات مبتكرة يمكن أن توفر ميزة تنافسية للشركة من حيث السعر أو الجودة أو الراحة..

مراجع

1. الكسيس الكتابة (2018). ما هي وظائف إدارة المشتريات في المنظمة؟ الشركات الصغيرة - كرون. smallbusiness.chron.com.
2. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2018). إدارة المشتريات. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
3. كايلى فين (2018). أدوار قسم المشتريات في الأعمال. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 طرق يمكن لقسم المشتريات تحسين عملك. مأخوذة من: bdc.ca.
5. روبرت بومان (2014). الصفات الخمس لمنظمات المشتريات "ذات المستوى العالمي". فوربس. مأخوذة من: forbes.com.