مبادئ السيطرة على المبادئ الرئيسية للشركة والأمثلة

ال مبادئ السيطرة من الشركة هي اللوائح التي تتطلب وجود الإجراءات والعمليات الموضوعة في النظم المحاسبية لمساعدة المديرين على الإشراف على أنشطة الأعمال وتنظيمها ، وبالتالي ضمان حماية أصول الشركة.

الغرض من مبادئ الرقابة هو التأكد من أن النظام المحاسبي يعمل بشكل صحيح وأن أحداث العمل يتم تسجيلها بدقة. من الواضح ، لا يمكن للمديرين الإشراف على جميع الموظفين ، لذلك هناك احتمال حدوث بعض الأخطاء أو الاحتيال..

لتحديد وإنشاء ضوابط فعالة ، يجب على الإدارة تقييم المخاطر باستمرار ، والإشراف على تنفيذ الرقابة وتعديل الضوابط حسب الضرورة.

توفر مثل هذه الوظيفة الأساسية للأعمال أمانًا معقولًا عن طريق تقليل احتمال حدوث أخطاء وحماية أصول المنظمة. بسبب أهميتها ، يجب على الشركات النظر في المبادئ الأساسية للرقابة.

مؤشر

• 1 مبادئ التحكم الرئيسية
  • 1.1 بيئة التحكم
  • 1.2 أنشطة التحكم
• 2 أمثلة
  • 2.1 فصل المهام
  • 2.2 الموافقات
  • 2.3 تناوب الموظفين والإجازات
  • 2.4 التدقيقات المادية
  • 2.5 المطابقات المحاسبية الدورية
  • 2.6 الضوابط الآلية
• 3 المراجع

مبادئ السيطرة الرئيسية

بيئة التحكم

يحدد أسلوب الإدارة وتوقعات المديرين رفيعي المستوى ، وخاصة سياسات التحكم الخاصة بهم ، بيئة التحكم.

في بيئة المراقبة ، هناك إشراف إضافي من قبل لجنة الإدارة ، والتي تضمن وجود نزاهة إدارية وقيم أخلاقية وهيكل تنظيمي محدد جيدًا وموظفين أكفاء وموثوق بهم ، يعينون السلطة والمسؤوليات.

مراقبة الأنشطة

إنها سياسات وإجراءات محددة تستخدمها الإدارة لتحقيق أهدافها. وتشمل هذه ما يلي:

فصل المهام

يتطلب الأمر تكليف أشخاص مختلفين بمسؤولية أداء مهام مختلفة في الأنشطة ذات الصلة ، لا سيما تلك التي تنطوي على ترخيص السجلات أو حفظها أو حفظها..

من خلال مطالبة مختلف الأشخاص بالقيام بهذه الوظائف ، يتم إنشاء نظام تحكم متوازن.

الموافقة على المعاملات والأنشطة

ساعد في ضمان التزام جميع أنشطة الشركة بالسياسات والإرشادات المعمول بها.

مطالبة بعض المديرين بالموافقة على أنواع معينة من المعاملات يضيف التزاما إضافيا إلى السجلات المحاسبية ، من خلال إظهار أن المعاملات قد تم تحليلها واعتمادها من قبل السلطة المقابلة.

توحيد الوثائق

يشمل إنشاء فواتير وغيرها من الوثائق التي هي سهلة الاستخدام وغنية بالمعلومات بما فيه الكفاية ، واستخدام وثائق مسبقة ومرتبة ، وإعداد الوثائق في الوقت المناسب.

يسهل التقييس مراجعة السجلات القديمة من خلال البحث عن أصل بعض التباينات في النظام. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التقييس إلى تجاهل بعض العناصر أو إساءة تفسيرها في تلك المراجعة.

الضوابط المادية والوصول إلى الأصول والسجلات

هي أدوات التحكم الإلكترونية أو الميكانيكية (الخزائن أو بطاقات الهوية أو الأسوار أو سجلات النقد أو كاميرات الفيديو أو الأقفال) أو عناصر التحكم بالكمبيوتر ، المتعلقة بامتيازات الوصول أو إجراءات النسخ الاحتياطي والاسترداد المحددة.

يمكن للتكنولوجيا عادة أن تصل إلى حيث لا يستطيع الأشخاص الوصول إليها ، ويمكن أن تعمل 24 ساعة في اليوم دون الحاجة إلى دفع إضافي.

يؤدي التحكم في الوصول إلى نظام المحاسبة من خلال كلمات المرور والأقفال وسجلات الوصول الإلكتروني إلى إبقاء المستخدمين غير المصرح لهم خارج النظام ، بالإضافة إلى توفير طريقة لتدقيق استخدام النظام لتحديد مصادر الأخطاء..

مراجعات مستقلة

يجب على الشركات مراجعة أنظمة التحكم الخاصة بها بشكل دوري. يجب أن يتم ذلك بواسطة شخص لم يقم بأي جزء من العمل الذي سيتم التحقق منه.

تساعد هذه المراجعات على ضمان موثوقية المعلومات المحاسبية وكفاءة العمليات.

إسناد المسؤوليات

يجب على الشركة تحديد المسؤوليات بوضوح. يضمن تعيين مسؤوليات محددة للأشخاص فهمهم لوظائفهم للحفاظ على السيطرة.

إذا تم التغاضي عن أي مسؤولية ، فإن نظام التحكم الفعال سيوضح من لا يقوم بمهمة معينة.

أمثلة

كل هذه الضوابط تلبية أهداف مبدأ الرقابة. بعد تطبيق الضوابط ، لا يتعين على المديرين مراقبة نشاط كل موظف. يمكنهم التحقق بشكل دوري من الضوابط للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح والتركيز على إدارة الأعمال.

فصل المهام

إنها سيطرة جيدة لضمان فصل وظائف حفظ السجلات عن إدارة النقد الفعلية.

لهذا السبب ، يكون أمين الصندوق مسؤولاً عن جمع النقد من العملاء ، مع إمكانية إيداعه في البنك ، وقسم المحاسبة مسؤول عن تسجيل هذه الإيصالات النقدية وإجراء التسويات المصرفية.

وبهذه الطريقة ، لا يمكن لشخص واحد أن يأخذ أموال العميل ويختلسها ، ثم يغطى بمحاسبة احتيالية.

إذا قام شخصان بهذه الوظائف ، فإن الطريقة الوحيدة التي يمكن أن يعمل بها الاحتيال هي أن يكون كل شخص متواطئًا مع الآخر. من الواضح أن اثنين من الموظفين المتواطئين أقل عرضة بكثير من الموظف الوحيد الذي يسرق.

موافقات

إن طلب موافقة لتكون قادرة على سداد نفقات ضخمة يمكن أن يمنع الموظفين عديمي الضمير من القيام بمعاملات احتيالية كبيرة بأموال الشركة.

تعمل قائمة الأسعار الرسمية بمثابة موافقة لموظفي المبيعات للبيع بهذه الأسعار. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون هناك عنصر تحكم يتيح لمدير المبيعات السماح بإجراء تغييرات معقولة في قائمة الأسعار.

تناوب الموظفين والإجازات

يتم تطبيق التناوب الإلزامي للموظفين أو فترة الإجازة للكشف عن المخططات الاحتيالية حيث يلزم وجود نظام منتظم للحفاظ عليها.

إذا غير المحاسب المسؤوليات كل شهرين ، فلا يمكن لأي شخص تنفيذ نظام مزيف باستمرار.

التدقيقات المادية

تشمل عمليات التدقيق المادي الحساب اليدوي للنقد وأي أصول مادية أخرى مسجلة في نظام المحاسبة ، مثل المخزونات.

يمكن أن يكشف العد الفعلي عن التناقضات الخفية في أرصدة الحسابات عن طريق تجاوز السجلات الإلكترونية تمامًا. يمكن أن يتم عد النقود في نقاط البيع يوميًا أو حتى عدة مرات يوميًا.

يجب أن يتم تنفيذ المشروعات الأكبر حجمًا ، مثل المخزون المادي ، بشكل أقل تكرارًا ، ربما على أساس سنوي أو ربع سنوي.

التسويات المحاسبية الدورية

إنها تضمن أن أرصدة النظام المحاسبي تتزامن مع أرصدة حسابات الكيانات الأخرى ، مثل البنوك والموردين والعملاء..

الاختلافات الموجودة بين هذه الأنواع من الحسابات التكميلية يمكن أن تكشف عن تباينات في الحسابات الخاصة ، أو أن الأخطاء تنشأ في الكيانات الأخرى..

الضوابط الآلية

ربما تكون أكثر الضوابط الداخلية شيوعًا لأنها لا تحمي الشركة فحسب ، بل تزيد من كفاءتها.

الساعات الوقت الآلي هي مثال جيد. يتم فحص الموظفين من خلال هذه الساعات عند وصولهم ثم يتم التحقق منهم في نهاية يومهم.

تعمل الساعة الزمنية التلقائية على إلغاء احتمال خداع الموظفين بساعات عملهم.

مراجع

1. MyAccountingCourse (2018). ما هي مبادئ الرقابة الداخلية؟ مأخوذة من: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). ما هو مبدأ التحكم؟ مأخوذة من: myaccountingcourse.com.
3. ميشيل مايلي (2017). ما هي المبادئ السبعة للرقابة الداخلية? Bizfluent. مأخوذة من: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). المبادئ الأساسية للرقابة الداخلية. مأخوذة من: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). الرقابة الداخلية. مأخوذة من: cliffsnotes.com.
6. المسؤول (2015). 17 مبادئ الرقابة الداخلية. محامي أخلاقي. مأخوذة من: ethicaladvocate.com.
7. ديفيد انجرام (2018). ما هي إجراءات الرقابة الداخلية السبعة في المحاسبة؟ الأعمال الصغيرة كرون. مأخوذة من: smallbusiness.chron.com.