تقرير النشاط في ما يتكون ، كيف يتم ذلك ، هيكل ، مثال

ال تقرير النشاط إنه تقرير مفصل عن الأنشطة التنظيمية اليومية. يتضمن هذا التقرير البيانات المتعلقة بسجلات الإنتاج والتكاليف ونفقات الموارد وفحوصات العملية الشاملة وحتى المحاسبة.

يأتي هذا التقرير على فترات زمنية مختلفة ، لكنه يركز بشكل عام على المدى القصير. يمكن أيضًا تعديل تقرير النشاط من قِبل الأطراف المعنية ، لتكييفه مع احتياجاتهم ، وبالتالي يكون قادرًا على تقديم معلومات أكثر وضوحًا.

الأشخاص الذين يعملون داخل الشركة وشركاء العمل والموردين والعملاء هم متلقون محتملون يمكنهم استخدام المعلومات في تقرير النشاط.

يمكن أن يصل هذا التحديث الدوري إلى العديد من الجماهير بشكل مربح إذا تم نشره عبر الإنترنت أو تم إرساله إلى مجموعة بريد إلكتروني كبيرة عبر مرفق.

إن مشاركة تقرير النشاط يجعل من السهل إبقاء الناس على اطلاع بظروف العمل ، حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات أفضل.

مؤشر

• 1 ماذا تتكون؟?
  • 1.1 الأهمية
  • 1.2 لاحظ الأخطاء
• 2 كيف يتم ذلك؟?
  • 2.1 - تصنيف المعلومات
  • 2.2-مواضيع أخرى نموذجية
• 3 هيكل
• 4 مثال
  • 4.1 تقرير المبيعات
  • 4.2 تقرير المخزون
• 5 المراجع

ماذا تتكون؟?

تقرير النشاط هو تقرير إجرائي عن التفاصيل التشغيلية المقدمة من النشاط الحالي لفريق العمل. هدفها هو دعم الأنشطة اليومية للمنظمة.

تتضمن المعلومات الواردة في تقرير النشاط معلومات أساسية حول الالتزامات والروتين والموقف والتطوير لفريق الإدارة والمشروع نفسه.

تقوم فرق العمل بتنفيذ تقارير النشاط ، بما في ذلك أعضاء الفريق. يمكن لقادة الأعمال حتى إعداد تقارير النشاط في حالة احتياجهم إلى توفير المعلومات والتحديثات لرؤسائهم.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تعيين أمين الفريق عادة لإنشاء تقرير عن الأنشطة. هناك أيضًا أوقات يجب أن يقدم فيها المدير التنفيذي تقريرًا عن الأنشطة للشركات التابعة.

أهمية

تم إعداد تقرير الأنشطة لعدة أسباب. أولاً ، تساعد فرق العمل والقادة في تحديث أنفسهم بالمعلومات ، مما يسمح لهم بمعرفة حالة الفريق وتقدمه.

كما ستُعرف إنجازات ومشاكل الفريق ، إلى جانب الخطط والاستراتيجيات والإجراءات والتقييم المستقبلية.

مع المعلومات المتضمنة في التقرير ، سيتمكن أعضاء الفريق والقادة والشركات التابعة من مقارنة البيانات وتحليلها وتوليد الاستنتاجات والاستنتاجات ، بالإضافة إلى اتخاذ قرارات عقلانية تساعدهم في الوصول إلى أهدافهم الفردية والجماعية..

يمكن أن تقدم تقارير النشاط أيضًا معلومات عاجلة ، جديدة أو تصحيحية ، تساعد الفريق على ضبط خططه واستراتيجياته وإجراءاته المستقبلية.

لاحظ أخطاء

يمتلك بعض أصحاب الأعمال تقرير النشاط لتحديد ما تم فقده أثناء وجودهم خارج المبنى.

على سبيل المثال ، يريد صاحب الرعاية النهارية معرفة ما إذا كان الطفل قد أصيب. يريد صاحب الورشة معرفة عدد العملاء الذين ألغوا مواعيدهم لأنهم اختاروا ورش عمل أخرى.

كيف يتم ذلك؟?

يجب أن يتضمن معلومات موضوعية وكاملة ودقيقة ومحدثة. هذه العناصر بمثابة دعامات لتقرير جيد.

يجب تضمين بعض النقاط ، مثل الإنجازات والمشاكل ، حيث تساعد هذه أيضًا أعضاء الفريق وقادته على مراقبة أدائهم ، مما يتيح لهم الوصول إلى أهدافهم.

سوف تعكس الإنجازات نقاط القوة والقدرات ويمكن أن تحفز أعضاء الفريق. كما يتضمن أيضًا مشاكل من ذوي الخبرة ، سواء كانت حقيقية أو محتملة ، للتحدث عن الطرق الممكنة لحل أو منع المشكلات.

يختلف نوع المعلومات المدرجة وفقًا لنوع العمل. عادة ما يعكس تقرير النشاط مستويات النشاط الحالية للشركة. كما يعكس ، إلى حد ما ، تأثير الأحداث التجارية الأخيرة.

-تصنيف المعلومات

يقدم تقرير النشاط فئات مختلفة من المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها في لمحة.

على سبيل المثال ، قد تتضمن بيانات عن معدل حضور الموظفين ، والنسبة المئوية للوظائف التي تم شغلها ، وحجم المبيعات اليومية ، وعدد الحسابات الجديدة المفتوحة أو المغلقة ، والديون مقابل المدفوعات المحصلة ، وحجم شكاوى العملاء..

-مواضيع نموذجية أخرى

- ما هي التهديدات الحقيقية التي يتم رؤيتها؟ كيف سيتم حلها?

- ما هي الاستراتيجيات والإجراءات الإدارية التي سيتم تنفيذها للامتثال للخطط?

- كانت استراتيجيات الإدارة الناجحة والإجراءات التي سبق تنفيذها?

- ما هي نقاط القوة والضعف عند إدارة فريق العمل?

- ما هو الاتجاه في أداء الإدارة؟ ما هي الآثار المترتبة على الأداء في المستقبل?

هيكل

الملخص التنفيذي

تم تلخيص النقاط الرئيسية للتقرير ، مثل الموضوع المطلوب معالجته والبيانات التي تم الحصول عليها وطرق تحليل البيانات والتوصيات المستندة إلى تلك البيانات. يتم وضعه بحيث لا يضطر المديرون إلى قراءة التقرير بأكمله.

مقدمة

تسليط الضوء على الموضوعات الرئيسية التي يتناولها التقرير وتقديم معلومات أساسية عن سبب جمع البيانات.

هيئة

صف المشكلة والبيانات التي تم جمعها ، وكيفية جمعها ، وتحليل النتائج الرئيسية.

يمكن تقسيمها إلى أقسام فرعية ، مع العناوين التي تسلط الضوء على النقطة المحددة التي سيغطيها هذا القسم الفرعي.

استنتاج

اشرح كيف يمكن تفسير البيانات الموضحة في نص المستند أو ما هي الاستنتاجات التي يمكن استخلاصها.

اقترح كيفية استخدام البيانات لتحسين بعض جوانب العمل أو التوصية بإجراء بحث إضافي.

مراجع

يسرد الموارد المستخدمة للتحقيق أو جمع البيانات للتقرير. وهي توفر اختبارًا للنقاط المعالجة وتسمح بمراجعة مصادر البيانات الأصلية.

ملحق

إنها اختيارية وتتضمن معلومات فنية ليست ضرورية للتفسير المقدم في النص والنتيجة ، ولكنها تدعم النتائج.

مثال

تتضمن أمثلة تقارير النشاط تقارير السجل النقدي اليومية لصراف البنك ، وتسويات الحساب اليومية ، وسجلات الإنتاج اليومية ، وسجلات الركاب لكل رحلة ، وسجلات المعاملات..

تقرير المبيعات

يحتاج المديرون من حين لآخر إلى تتبع حجم المبيعات أو مقدار الإيرادات الناتجة عن بائع معين.

يوفر تقرير المبيعات إمكانية رؤية مقدار المبيعات ومقدار الإيرادات الناتجة خلال فترة زمنية محددة.

لكل يوم خلال فترة زمنية ، يوضح الرسم البياني كمية الطلبات التي تمت معالجتها. يُظهر رسم بياني آخر الدخل الذي يتم الحصول عليه لكل يوم.

يحدد إجمالي عدد أوامر المبيعات لكل يوم الإيرادات المكتسبة.

تقرير المخزون

قد يحتاج مدير المخزون لمعرفة ما إذا كان العرض كافياً لتلبية الطلب ، وفي المتوسط ​​، إلى متى سيستمر العرض الحالي.

يوفر تقرير يوم التوريد رؤية لعدد الأيام المقدرة التي سيتم فيها توفير المخزون ، وإجمالي العرض والطلب.

مراجع

1. أودرا بيانكا (2018). ما هو تقرير العمليات اليومية؟ الشركات الصغيرة - كرون. مأخوذة من: smallbusiness.chron.com.
2. مراسل فريق (2018). التقارير التشغيلية. مأخوذة من: teamreporterapp.com.
3. IBM (2018). تقارير نموذجية عن التقارير التشغيلية. مأخوذة من: ibm.com.
4. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2018). التقارير التشغيلية. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
5. سيسنس (2018). ما هي التقارير التشغيلية؟ مأخوذة من: sisense.com.