طلب أنواع الشراء ، وكيفية صنعها ، والأهمية والأمثلة

شكل طلب شراء هو المستند الذي تم إنشاؤه بواسطة إدارة مستخدم أو موظفي المستودعات لإخطار إدارة المشتريات بالعناصر التي يجب طلبها والكمية والإطار الزمني للتسليم. يبدأ الشراء في الشركة بجمع المتطلبات.

بعد تجميعها ، يجب عليك إبلاغ قسم المشتريات. طلب الشراء هو المستند الذي سيحتوي على قائمة بتلك المتطلبات. لمنع الاحتيال ، لا يُسمح لمديري الأقسام عادة بتقديم طلبات مباشرة مع الموردين أو الشراء نيابةً عن الشركة..

بدلاً من ذلك ، فإن القسم الذي يضع الطلبات فعلاً مع موردين خارجيين هو قسم مختلف يسمى قسم المشتريات. يستخدم مديرو الإدارات المختلفة أشكال طلب الشراء لإبلاغ هذه الدائرة بالمواد التي يجب الحصول عليها.

تعد طلبات الشراء وأوامر الشراء مستندات أساسية في عملية الحصول على العناصر التي تحتاجها الشركة لتشغيلها ، وتوحيد عملية الطلب داخليًا وخارجيًا.

مؤشر

• 1 أنواع
  • 1.1 قياسي
  • 1.2 التعاقد من الباطن
  • 1.3 شحنة
  • 1.4 نقل المخزون
  • 1.5 الخدمة الخارجية
• 2 كيف يتم وضعه?
  • 2.1 عملية طلب الشراء
• 3 الأهمية
  • 3.1 بدء عملية الشراء
  • 3.2 إنها أداة تحكم
  • 3.3 حماية الأعمال
  • 3.4 مركزية عملية الشراء
• 4 أمثلة
  • 4.1 مثال 1
  • 4.2 مثال 2
• 5 المراجع

نوع

النقاط الرئيسية حول طلب الشراء هي كما يلي:

- إنه طلب مقدم إلى قسم المشتريات للحصول على قائمة معينة من المواد.

- بحاجة إلى موافقة المنظمة الشرائية.

- إنها وثيقة داخلية ؛ وهذا هو ، لا يزال داخل المنظمة.

يمكنك إنشاء طلب شراء لأنواع التوفير التالية:

معيار

للحصول على اللوازم والمواد من الموردين ، لكل من عمليات الإنتاج والمواد الاستهلاكية المكتبية والأصول الأخرى.

التعاقد من الباطن

لتوريد المواد الخام إلى المورد ، ثم الحصول على المنتج النهائي.

شحنة

الحصول على المواد المخزنة في مرافق الشركة والمورد يتم دفع ثمنها.

transfكفاءة المخزون

للحصول على مواد من إدارة أو منطقة أخرى داخل نفس المنظمة.

الخدمة الخارجية

للحصول على خدمات مورد خارجي ، مثل القيام بأعمال الصيانة في المصنع.

كيف يتم ذلك?

المكونات الأساسية التي تشكل طلب شراء هي:

- رقم الطلب ، والذي يسمح بتحديد المستند. يجب أن تكون مطبوعة مسبقا.

- قسم الطلب.

- تاريخ الطلب وتاريخ التسليم المطلوب.

- اسم الشخص الذي يعد الطلب وتوقيع الشخص الذي يصدر الإذن المقابل.

- يجب وصف العناصر المطلوبة بالتفصيل ، لتجنب البيانات غير الدقيقة. يجب أن يكون المبلغ دقيقًا ؛ من المهم جدًا وضع الوحدة المطلوبة (كيلوغرامات ، لتر ، وحدات ، إلخ).

- توقيع مدير إدارة المشتريات الذي يوافق أو لا يوافق على الشراء.

- إذا تم طلب عروض الأسعار بالفعل من الموردين ، فيجب إرفاقها بالطلب.

عملية طلب الشراء

تستخدم المؤسسات عملية طلب الشراء لتنفيذ وتتبع أوامر التوريد. يمكن أن يكون أي شيء من المواد الخام إلى أثاث المكاتب وأكثر من ذلك.

عندما يرى مدير القسم أن المواد تنفد ، قم بملء نموذج الطلب ، الذي يتضمن الحقول المشار إليها أعلاه..

طلب الشراء هو النموذج الذي ترسله إدارة الشركة إلى قسم المشتريات ، مع إدراج العناصر التي تريد طلبها من مورد خارجي.

تتيح هذه العملية للمستخدمين تقديم طلب ، وتلقي موافقة المشرف ، والأهم من ذلك ، السماح للموردين الخارجيين بتقديم عروض أسعار..

عندما يتلقى مدير المشتريات طلب الشراء في هذه العملية ، يمكنه مراجعة جميع المعلومات المرسلة من قبل المستخدم الأصلي. يختار المدير ببساطة ما إذا كان الطلب قد تمت الموافقة أم لا.

إذا لم تتم الموافقة عليه ، فهناك مربع لوضع سبب القرار وسيتم إبلاغ الإدارة الطالبة بهذا القرار. ومع ذلك ، إذا أعطى المدير موافقته ، فستكون الخطوة التالية هي طلب عرض أسعار من الموردين.

أهمية

ابدأ عملية الشراء

في كثير من الأحيان ، ستحتاج أقسام الشركة إلى مواد ؛ يبدأ طلب الشراء عملية الشراء. سيتصرف قسم المشتريات وفقًا لصلابة المستند.

إذا كانت هناك مشكلة ، فستكون الوثيقة بمثابة دليل على أن القسم طلب الإمدادات مع اتصال معين.

إنها أداة تحكم

في حالة عدم وجود ضوابط مناسبة ، يمكن أن يشارك الموظفون في عمليات احتيال ، حيث يمكنهم طلب مواد للاستخدام الشخصي.

مع طلب الشراء ، توجد إجراءات محددة لضمان عدم ممارسة أي غش. يجب أن يمر الطلب عبر عدة أيد لضمان دقته وحاجته.

حماية الأعمال

مع تنفيذ أوامر التوريد ، يتم تجنب احتمالات الاحتيال. محمية أصول الشركة أيضا.

مركزية عملية الشراء

عندما تطلب منظمة ما أن تتم جميع طلبات الشراء بشكل مركزي من خلال قسم المشتريات ، فمن السهل إدارة العملية بالكامل.

يستفيد المشترون أيضًا ، حيث يمكنهم الآن تجميع عمليات الشراء والاستفادة من القوة الشرائية للمؤسسة للتفاوض حول شروط أفضل.

أمثلة

مثال 1

رقم الطلب: 00455

التاريخ: 15 مايو 2018

اسم مقدم الطلب: Annaliese Corvo

المنصب: مشرف التدريب

القسم: تدريب الموظفين

سبب الطلب: يجب استخدام العناصر التالية في الدورة التدريبية "ضمان الجودة" ، والتي سيتم تقديمها خلال الأسبوع من 16 إلى 20 يوليو 2018.

- 01 حالة علامات لوحة فليب شارت.

- 12 أقلام رصاص.

- 01 رسم تخطيطي مع 20 ورقة بيضاء: عرض 1 متر × 1.5 متر.

- 12 أجهزة الكمبيوتر المحمولة خط عادي الحجم العادي.

- 06 علامات ملونة للسبورة.

- 12 المطاط لمحو.

- 12 قلم حبر أزرق.

وترد 2 يقتبس وردت من الموردين القرطاسية.

بتصريح: البرتو مورينو

المنصب: مدير الموارد البشرية

إدارة الموارد البشرية

مثال 2

قسم الإنتاج في Confecciones Tely، S.A. تحتاج إلى طلب مواد مختلفة وملء نموذج الطلب. هذا النموذج يخطر قسم المشتريات أن هذه اللوازم مطلوبة.

يمكن لقسم المشتريات الموافقة على أو رفض الطلب الذي تم استلامه. في حالة الموافقة ، سيتم إنشاء أمر شراء.

يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد لشراء المنتجات. يقوم المورد بإنتاج وتسليم المنتجات بفاتورة.

يتلقى قسم الاستقبال المنتجات ويقوم بتسليم تقرير الاستقبال إلى قسم المحاسبة.

إذا كانت جميع المستندات في حالة امتثال ، يقوم قسم المحاسبة بإصدار موافقة الفاتورة على أمين الصندوق ، مع الإشارة إلى أنه يمكن إجراء الدفع للمورد..

مراجع

1. قاموس الأعمال (2018). طلب شراء. مأخوذة من: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). ما هو طلب الشراء؟ مأخوذة من: myaccountingcourse.com.
3. وقت الغابات. الفرق بين طلب الشراء وأمر الشراء. الشركات الصغيرة - كرون. smallbusiness.chron.com.
4. داني هاو (2018). ما هو طلب الشراء ولماذا هو مهم لعملك. Procurify. مأخوذة من: blog.procurify.com.
5. نقطة دروس (2018). SAP MM - طلب الشراء. مأخوذة من: tutorialspoint.com.