شارك:
نظام الجرد الدائم ، والمزايا
ال نظام جرد دائم هي طريقة محاسبة المخزون التي تسجل على الفور بيع أو شراء المخزون من خلال استخدام النظم المحوسبة وبرامج إدارة الأصول التجارية.
يُظهر عرضًا تفصيليًا إلى حد ما للتغيرات في المخزون مع تقارير فورية عن كمية المخزون الموجود في المخزون ، ويعكس بدقة مستوى البضائع المتاحة.
المخزون الدائم هو الطريقة المفضلة لتتبع المخزون ، لأنه يمكن أن ينتج باستمرار نتائج دقيقة معقولة ، إذا تمت إدارته بشكل صحيح..
كشركة ، فإن الحصول على مزيد من المخزون المطلوب أمر مكلف ويمكن أن يولد نفايات. من ناحية أخرى ، وجود القليل جدًا من الوسائل يعني أنك تخاطر بخيبة أمل العملاء وفقدان إيرادات المبيعات مع منافسيك.
نظرًا لأن برنامج الجرد الدائم مُحدَّث دائمًا ، فإنه يتمتع برؤية فورية لمستويات المخزون ، مما يتيح له الاستجابة بسرعة أكبر للتغيرات في الطلب.
كيف يعمل الإجراء?
باستخدام نظام المخزون الدائم ، تقوم الشركة بتحديث سجلات المخزون باستمرار ، مع مراعاة الإضافات والطرح لأنشطة مثل:
- بنود المخزون المشتراة.
- البضائع المباعة من المخزون.
- المواد المأخوذة من المخزون لاستخدامها في الإنتاج.
- المواد المهملة.
يعمل النظام بشكل مثالي عند اقترانه بقاعدة بيانات الكمبيوتر ، يتم تحديثه في الوقت الفعلي بواسطة موظفي المستودعات باستخدام ماسحات الباركود أو من قبل البائعين الذين يستخدمون نقاط بيع.
المخزون الدوري مقابل المخزون الدائم
تقليديًا ، إذا أردت معرفة عدد العناصر المتوفرة في المستودع ، فعليك إجراء عدد مادي وتوفيقه مع الأنظمة اليدوية أو الآلية القائمة على الكثير.
تم حساب الشركات فعليًا للأسهم في نهاية فترة معينة ، وتم تحديث أرقام المخزون في ذلك الوقت. هذا هو المعروف باسم نظام الجرد الدوري ، لأنه يتم تحديث المعلومات بشكل دوري.
يستخدم نظام الجرد الدائم برامج إدارة المخزون والعمليات التي تتيح التحديث الفوري لحركة المخزون.
يستخدم الموظفون ماسحات الرموز الشريطية لتسجيل المبيعات أو المشتريات أو العوائد في وقت حدوثها.
يتم إرسال هذه المعلومات إلى قاعدة بيانات يتم تحديثها باستمرار لتسجيل كل تغيير. التحديث الدائم للجرد هو ما يعطي النظام اسمه ويميزه عن النهج الدوري.
حسابات المخزون الدائم
بموجب هذا النظام ، لا تحتاج إلى الاحتفاظ بحساب شراء لأن حساب المخزون يتم تحميله مباشرةً على كل عملية شراء للبضائع.
الحسابات التي سيتم نشرها في هذا النظام هي:
- عند شراء البضائع لتخزينها في المخزون:
- عندما يتم تكبد نفقات مثل الشحن والتأمين وما إلى ذلك ، تضاف إلى تكلفة البضائع:
- إذا تم إرجاع البضائع إلى المورد:
- عندما يتم بيع البضائع:
- إذا تم إرجاع البضائع من قبل العملاء:
- عندما يوجد فرق بين مبلغ حساب المخزون والعدد الفعلي:
مصلحة
لأنها تتيح بديلا دقيقا
يتم تسجيل التغييرات في المخزون في الوقت الحقيقي ، عند شراء وبيع المخزون. يمكّنك هذا من إنتاج تقارير تحدد على الفور عناصر المخزون التي تنفد.
اكتشاف الانخفاض والسرقة
في نظام الجرد الدوري ، في نهاية الفترة يتم ضبط المخزون ، والتحقق من صحة عدد المخزون الفعلي. هذا يخفي أي سرقة أو انكماش أو حتى أخطاء في العد ، عندما يتم نقل هذا التعديل إلى حساب تكلفة البضائع المباعة.
سيقوم النظام الدائم بمقارنة قيمة المخزون في النظام مع عدد نهاية الفترة ويسمح لك بالتحقيق في أي تباين.
تنتج أكثر دقة البيانات المالية الوسيطة
لأنه في نظام المخزون الدوري ، لا يتم تغيير قيم المخزون خلال الفترة ، كل من حساب المخزون في الميزانية وحساب تكلفة البضائع المباعة في بيان الربح والخسارة غير صحيحين طوال الفترة. فترة.
يحتفظ النظام الدائم بتلك المبالغ الصحيحة ويوفر مجموعة أكثر دقة من البيانات المالية خلال الفترة بأكملها.
إدارة أوثق لمستويات المخزون
مستويات المخزون صحيحة دائمًا ويمكن الوصول إليها عبر الإنترنت في أي وقت. يمكنك حساب معدل الدوران بشكل صحيح لمعرفة ما إذا كانت المبيعات تتباطأ أو إذا لم تعد المنتجات تبيع بسرعة.
التكامل مع النظم التجارية الأخرى
معلومات المخزون في الوقت الحقيقي أمر حيوي للفرق المالية والمحاسبية. يساعد دمج نظام الجرد مع الأنظمة المالية على ضمان دقة التقارير الضريبية والتنظيمية.
يمكن للبائعين تقديم تجربة أفضل للعملاء ، مما يؤثر بشكل مباشر على سمعتهم. إن تكاملها مع أنظمة التسويق يمنح الفريق نظرة سريعة على ما يتم بيعه وما هو ليس كذلك..
عيوب
ارتفاع تكلفة التنفيذ
لاستخدام نظام المخزون الدائم ، يجب على الشركة أولاً تثبيت المعدات والبرامج المتخصصة. إنها تتطلب استثمارًا أوليًا كبيرًا والعديد من الموارد والوقت لتنفيذ النظام بشكل صحيح.
بعد تثبيت المعدات والبرامج اللازمة ، ستظل الصيانة والتحديثات الدورية إلزامية ، مما يكلف الشركات أكثر..
تعقيد أكبر
يتطلب الأمر من الشركات تقديم التدريب لكل موظف بسبب تعقيد النظام.
سيحتاج الموظفون إلى تدريب حول كيفية استخدام برنامج الشركة المعين وأيضًا الحصول على تدريب على استخدام معدات خاصة ، مثل الماسحات الضوئية.
قد لا يعكس المخزون المسجل المخزون الفعلي
قد يكون من العيوب تسجيل المعاملات بمجرد حدوثها ، لأن المخزون المسجل قد لا يعكس المخزون الفعلي مع مرور الوقت..
هذا لأنه في نظام الجرد الدائم لا يتم استخدام عدد المخزون الفعلي بشكل متكرر.
مع وجود عدد أكبر من الأشخاص الذين يدخلون المعاملات في النظام ، تتحمل الشركة مخاطر أكبر في ارتكاب الأخطاء بسبب خطأ بشري.
المزيد من الوقت للاستهلاك
مع نظام الجرد الدوري ، تخصص الشركات بعض الوقت لتسجيل المخزونات.
يمكن تسجيلها أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا. هذا يجعل نظام الجرد الدوري يستهلك وقتًا أقل من نظام الجرد الدائم.
مع النظام الدائم ، يجب تسجيل كل معاملة على الفور. يجب على مراجعي الحسابات مراجعة المعاملات للتأكد من صحتها ويجب أن يتم إجراء عمليات الجرد المادي لاكتشاف الاختلافات في الأرقام.
مراجع
- ستيفن براج (2017). نظام المخزون الدائم. دورات المحاسبة والكتب CPE. مأخوذة من: accountingtools.com.
- انفستبيديا (2018). جرد دائم. مأخوذة من: investopedia.com.
- المحاسبة للإدارة (2017). نظام المخزون الدائم. مأخوذة من: accountingformanagement.org.
- Oracle Netsuite (2018). لماذا استخدام نظام الجرد الدائم؟ مأخوذة من: netsuite.com.
- انجي موهر (2018). مزايا نظام الجرد الدائم. الشركات الصغيرة - Chron.com. مأخوذة من: chron.com.
- تانيا روبرتسون (2018). مساوئ نظام الجرد المستمر. الشركات الصغيرة - Chron.com. مأخوذة من: smallbusiness.chron.com.