شارك:
الخصائص العشر للرسالة الرسمية الأكثر أهمية
الخطاب الرسمي هو اتصال مكتوب بين شخصين قد يعرف كل منهما الآخر أو لا ، ولكن في أي حال من الأحوال علاقة بعيدة ومحترمة تجبرهم على الحفاظ على لغة رسمية.
الشخص الذي يكتب الرسالة يسمى المستلم أو المصدر. من يستقبلها هو المستلم أو المتلقي. عادة ما يستخدم الخطاب الرسمي للاتصالات بين الشركات والمؤسسات رفيعة المستوى والجهات الحكومية ، من بين أمور أخرى..
كما يستخدم للمشاركة في منح الجوائز الدولية أو المواعيد العامة أو شهادات التقدير.
في الرسائل الرسمية ، يجب ترك اللغة العامية والألفة والتعابير وتوتيو جانباً تمامًا. يجب أن تكون الصيغ المقبولة عالميًا حاضرة ويجب أن تفي بهيكل محدد مسبقًا.
بحكم طبيعتها الرسمية ، يجب كتابة الحروف من هذا النوع أو طباعتها على ورق وإرسالها في مظروف مختوم إلى المستلم ، على الرغم من أنه صحيح في العصر الرقمي الحالي ، يتم استخدام بنية الخطاب الرسمي للاتصالات المرسلة إلى من خلال البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فإن هذا الأخير ليس هو الأكثر شيوعا ولا المستحسن.
10 الخصائص الرئيسية للرسائل الرسمية
1- اللغة الرسمية
تتطلب اللغة الرسمية الاستخدام الصحيح للمفردات وقواعد اللغة والهجاء التي لا تشوبها شائبة. يجب أن يكون العلاج بعيدًا ومحترمًا.
يجب أن تكون معاملة المرسل للمتلقي لك ؛ لا يجب أن تكون أبداً ، بغض النظر عن عمر أو مدى المستلم ، أو إذا كان المرسل معروفًا أو غير معروف.
على الرغم من أن اللغة يجب أن تكون محترمة ، فإن هذا لا يعني أنه يجب وضع اللطف والمجاملة جانبًا..
2- نية ملموسة
لا يتم كتابة خطاب رسمي دون وجود نية محددة وهدف محدد. باستخدام هذا النوع من الخطابات يهدف إلى توصيل شيء ما إلى المستلم أو طلب المعلومات التي يتطلبها المرسل.
في أي حال ، يتم السعي لإقناع المستلم بإيجابية وتهيئته بشكل إيجابي بحيث يستمر تدفق الاتصالات حتى يتم تحقيق أهداف المرسل. يجب أن تكون المعلومات المقدمة واضحة وكاملة قدر الإمكان.
3- الطول
عادة ما تكون الرسالة الرسمية قصيرة ومحددة ، وتُشير مباشرةً إلى الهدف ، بعد قواعد التهنئة والمناظرة.
كما هو الحال عادة في المؤسسات أو الأعمال التجارية أو الحكومية أو بين شخصين لا تربطهما علاقة وثيقة ، لا معنى للتجول في الفروع أو التنقيب أو شرح القضايا غير المركزية. وبهذه الطريقة ، يجب ألا تتجاوز الخطابات الرسمية صفحتين.
4- الرأس
يجب كتابة الخطاب الرسمي على القرطاسية الرسمية للكيان أو الشخص الذي يكتبه. وعادة ما يتم ذلك على رؤوس الرسائل التي يمكن أن يظهر فيها اسم المؤسسة أو المرسل فقط ، على الرغم من أنه يمكن أن يشمل أيضًا عنوان نفس الرسالة..
بعد ذلك ، يجب أن يظهر التاريخ مسبوقًا بالمكان (المدينة) الذي تكتب فيه.
من الأذكى كتابة التاريخ دون اختصارات ، أي الشهر المكتوب بحروف والسنة مع أربعة أرقام. يجب محاذاة إلى يمين الورقة.
5. العلاج والتحية
يجب أن يكون العلاج رسميًا ويجب أن يشتمل على موقف أو مهنة أو مدى المتلقي. على سبيل المثال: الرئيس ، الطبيب ، الأستاذ العام ، إلخ ، يتبعه أو لا يتبعه اللقب. تجنب تحيات الاسم الأول أو الألقاب أو الألقاب.
عندما يكون المتلقي زوجين ، يجب أن تعامل نفسك كرب وسيد. يُعامل النواب والشيوخ على أنهم "محترمون" في بعض البلدان ، وفي بلدان أخرى يمكن أن يكونوا "ربًا لامعًا".
يحدث الشيء نفسه مع المناصب الحكومية الأخرى أو ألقاب النبلاء ، لذلك من المهم معرفة بروتوكول كل دولة.
إذا كنت لا تعرف مستلمًا محددًا ، يمكنك استخدام صيغ غير شخصية مثل "إلى من يهمه الأمر" أو ببساطة "سيدي العزيز" أو "عزيزي سيدتي".
بالنسبة للتحية ، يجب عليك إضافة قاعدة مجاملة مثل "عزيزي" ، "محترم" ، إلخ. يستخدم أيضًا نموذج "سيدي العزيز" كتحية رسمية.
6- الجسم
يجب أن يبدأ محتوى الرسالة أيضًا ببعض قواعد المجاملة مثل: "من خلال هذا ..." ، "أنا أكتب إليك ..." ، "أنا أتحدث إليك باحترام شديد بمناسبة ..." ، "خدمة هذا من أجل ... "أو عدد قليل من البروتوكولات الأقل مثل" بادئ ذي بدء ، تلقي تحية ودية ... ".
يجب أن تحتوي الرسالة على فقرات قصيرة وجيدة التنظيم. يجب أن تكون الرسالة دقيقة وملموسة ولا لبس فيها.
إذا كان طلبًا ، فيجب القيام به مباشرةً ؛ إذا كان خطابًا إعلاميًا ، فيجب أن تذهب مباشرة إلى هذه النقطة. ضع في اعتبارك دائمًا أن المستلم شخص مشغول ولا يريد تضييع الوقت في الخطب غير الضرورية أو يصعب فهمه.
7- الوداع
يجب أن يودع الوداع الفكرة الأساسية للرسالة ، ويعزز الهدف ويشجع الإجراء الذي يتوقعه المرسل من المستلم ("أنا في انتظار ردك" ، "آمل أن تكون المعلومات مفيدة" ، إلخ).
الإغلاق الأكثر شيوعًا للرسائل الرسمية هو "مع خالص التقدير" أو "بعناية فائقة" ، مفضلاً هذه النماذج على الأشكال الأكثر عامية مثل "الترحيب الودي" ، "التحية" ، "العناق" ، إلخ..
بعد ذلك ، يجب وضع التوقيع المطبوع (الاسم الأول والأخير في رسائل كتلة) وتوقيع المرسل. تي
يجب أن يشمل أيضًا الوظيفة أو الرتبة التي يشغلها المرسل ، أي "دكتور" ، "إنغ" ، "بروفيسور" متبوعًا بالاسم الأول والأخير وفي سطر منفصل ، الموقف: "رئيس لجنة التقييم" ، "السفير جمهورية الأرجنتين "،" الأمين العام "، إلخ..
8- معلومات أخرى
عند سفح الرسالة وبعد التوقيع ، يمكن تضمين المرفقات أو أسماء الأشخاص الذين سيحصلون على نسخة من الرسالة (يشار إليها بالاختصار "Cc") إذا لزم الأمر..
أسفل وأخيرًا ، يمكن تضمين الأحرف الأولى للشخص الذي قام بإملاء الرسالة ، أي من المرسل المناسب (بالأحرف الكبيرة) وتلك للشخص الذي قام بنسخها (بالأحرف الصغيرة) ، كما هو موضح: ABC / def.
كونه خطابًا كان يُعتقد سابقًا ، لا ينصح باستخدام البرامج النصية نفسها.
9- المغلف
يجب إرسال كل خطاب رسمي داخل مغلف ، حتى لو كان المرسل والمستلم داخل نفس المبنى (على سبيل المثال ، اتصال بين إدارات المؤسسة نفسها).
يجب أن يكون حجم الظرف وفقًا لما يحتوي عليه ، حتى لا يصبح حجمه كبيرًا. يجب طي الحرف بأقل قدر ممكن (من 2 إلى 4 مرات كحد أقصى) ، نظرًا لأن الورق الذي يتسم بصعوبة تقريبًا مع وجود عدد كبير جدًا من الطيات يكون أكثر أناقة.
يتم دائمًا وضع اسم المستلم وبياناته في مقدمة الظرف ووسطه. يمكن أن يكون اسم المرسل وبياناته على ظهر ورفرف المغلف أو على مقدمة المغلف وأعلىه ويساره.
الربع العلوي الأيمن من مقدمة المغلف دائمًا مخصص للطوابع أو الطوابع.
يجب إغلاقه بعناية ولكن بحزم لضمان حرمة المحتوى. في بعض الحالات ، يمكن أن تكون مختومة بروتوكولات أو أنيقة ، مع ختم الشمع.
10- الجواب
يجب أن يكون لكل خطاب رسمي إجابة. يجب أن يكون الشيء نفسه سريعًا وموجزًا ويحافظ على نفس الخطوط العريضة للرسالة الرسمية المستلمة.
تعتبر الرسالة الرسمية دون استجابة عملاً غير لائق ومحترم من جانب المتلقي والتي قد تسبب التأثير عكسًا تمامًا للهدف المنشود في البداية.
مراجع
- خطاب رسمي تم الاسترجاع من es.wikipedia.org
- 10 خصائص رسالة رسمية وغير رسمية. تعافى من características.co
- الرسالة وعناصرها. تعافى من portaleducativo.net
- خصائص خطاب رسمي. تعافى من clubensayos.com
- السمة ووظيفة الرسائل الرسمية. تم الاسترجاع من estudiaraprender.com