ما هي الدورة الحيوية للوثائق؟

ال دورة حياة الوثائق يتكون من سلسلة متتالية من المراحل التي يمر خلالها الملف طوال حياته المفيدة. هذه المراحل ، بدءًا من إنشاء مستند ، ومروراً بجميع استخداماته وتعديلاته ، وحتى وقت التدمير أو التقديم الدائم.

تم إنشاء مفهوم دورة حياة الوثائق في الولايات المتحدة بعد الحرب العالمية الثانية. كان هذا بسبب الحاجة إلى إيجاد طريقة مناسبة لإدارة عدد كبير من الملفات التي تراكمت.

يعالج كل تخصص دورة حياة المستندات بطريقة مختلفة ، مع الأخذ في الاعتبار نهجها وطبيعة الملف.

على سبيل المثال ، قد يكون لدورة حياة المستند القانوني مراحل مختلفة عن تلك الخاصة بالوثيقة الأكاديمية.

في كل حالة ، تتباين اعتبارات طول المدة التي يجب حفظها في المستند ، وكيف ينبغي تخزينه أو ما هو الاستخدام الصحيح الذي ينبغي أن يتغير. وبالمثل ، هناك أيضًا طرق مختلفة لمراحل دورة حياتك.

على سبيل المثال ، قد تكون هناك مستندات دون أي قيمة لشركة أو كيان حكومي بسبب عمرها. ومع ذلك ، يمكن أن يكون لهذه المحفوظات ذات القيمة التاريخية العالية للمتحف.

الفرق الأساسي الآخر هو أن بين الوثائق التناظرية والرقمية. على الرغم من أن الأهمية تكمن في محتوى الوثائق ، إلا أن وجود الملفات الرقمية ينطوي على خصوصيات في معالجتها وفي مراحل دورة حياتها.

الأعمار الثلاثة للوثائق

في عام 1972 اقترح المؤرخ كارلوس ويفلس نظرية العصور الثلاثة. وفقًا لهذا ، تعد المستندات كائنات لها عملية حيوية يتم تحويل استخداماتها بها.

بشكل عام ، يتم استخدام المستندات بشكل مكثف فور إنشائها ولفترة زمنية معينة.

ومع ذلك ، بمرور الوقت يتم تقليل هذا الاستخدام حتى اللحظة التي يتوقف فيها بشكل كامل ، إما لأنها أرشفة أو دمرت.

وفقًا لـ Wyffels ، يتم تقسيم هذه الدورة التي تمر عبرها جميع المستندات إلى ثلاث سنوات: العمر الإداري أو النشط ، والعمر المتوسط ​​أو شبه النشط ، والعمر غير النشط أو التاريخي..

العمر الإداري أو النشط

يشير إلى الفترة النشطة للمستند. يبدأ في لحظة إنشائه ويمر بمراحل مختلفة يتم التشاور معها ونقلها ومشاركتها بشكل متكرر.

على سبيل المثال ، يبدأ العمر الإداري لتذكرة الخدمة العامة عند إنشائها. بعد ذلك ، يستمر في الحركة لفترة زمنية محدودة: بينما يقوم موظف البريد بتسليمها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني ، وعندما يتم استشارتها وعندما يتم الدفع لها.

العمر المتوسط ​​أو شبه النشط

هذه هي الفترة التي فقد فيها المستند الأداة التي تم إنشاؤها من أجلها. لذلك ، ليس لديها استخدام نشط كما في العصر الإداري. ومع ذلك ، يتم حفظه ويمكن استشارته بشكل غير منتظم.

على سبيل المثال ، يبدأ العمر الوسيط لتذكرة الخدمة عندما يتم إيداعها في مجلد بعد الدفع. من المحتمل جدًا ألا تتم استشارتها أبدًا مرة أخرى ، ومع ذلك ، تظل محفوظة في حالة أي قلق.

يمكن أن تكون الحياة شبه النشطة للمستندات متغيرة وفقًا لنوع المستند ووفقًا للسياق. يمكن أن يكون للوثيقة القانونية ، على سبيل المثال ، حياة أكثر نشاطًا من تذكرة الخدمة العامة.

عمر غير نشط أو العصر التاريخي

يشير إلى الفترة الأخيرة من الملفات. ومع ذلك ، ليس كل الملفات لها نفس الوجهة. اعتمادا على طبيعتها ، يمكن تحويلها إلى تاريخية أو دمرت.

المحفوظات التاريخية هي تلك التي لها قيمة ثقافية أو بحثية. لذلك ، خلال هذه المرحلة ، يتم السعي إلى أساليب الحفظ للحفاظ عليها بشكل كامل قدر الإمكان..

مراحل دورة حياة الوثائق

تحدد نظرية الأعمار الثلاثة المراحل الأساسية التي تمر عبرها جميع الوثائق.

ومع ذلك ، هناك أيضًا مراحل أخرى محددة تحدد فائدة المستندات ومعالجتها.

تعتمد المراحل التي يمر خلالها المستند على قيمته واستخدامه وسياقه. وفقًا لهذه الخصائص ، يتم تحديد المراحل التي يجب أن تتخطاها وأي التصرفات الفنية والإدارية لكل منها.

هذه بعض المراحل الرئيسية التي تمر خلالها الوثيقة خلال فترة صلاحيتها:

1-الخلق: يتكون من إنشاء المستند ، إما في شكل مطبوع أو رقمي.

2-التخزين: وفقًا للتنسيق الذي تم إنشاء المستند به ، يتم تخزينه ماديًا أو رقميًا. في بعض الحالات ، يتم النظر في مرحلة الرقمنة أيضًا ، عندما تكون جزءًا من العملية.

3-تصنيف: يشير إلى تنظيم أو تصنيف أو فهرسة الوثائق وفقًا للمعايير المحددة في كل سياق.

4-نقل: يشير إلى إرسال و / أو تسليم مستند وفقًا لخصائصه. في الواقع ، قد يشير هذا إلى التسليم عن طريق البريد الفعلي أو إلى شحنة البريد الإلكتروني كما هو الحال..

5-التوزيع: تشير هذه المرحلة إلى الوثائق ذات الاستخدام العام أو الحاجة ، وبالتالي بعد إنشائها ، يجب الكشف عنها لمجموعة معينة من الأشخاص.

6-الاستخدام التعاوني: في الوقت الحاضر ، يمكن ترتيب الملفات للاستخدام والتحرير المشترك. هذه المرحلة من المظهر الحديث وتعتبر حصرا للمستندات الرقمية.

7-الاستعلام: يشير إلى تلك المرحلة التي يتم فيها ترتيب المستندات بنية التشاور معها. خلال هذه العملية ، تعد أحكام الأمان و / أو إمكانية الوصول مهمة للغاية ، وهذا يتوقف على الجمهور المتوقع للوصول إلى المعلومات.

8-الايداع او التدمير: هذه هي المرحلة الأخيرة في دورة حياة جميع الوثائق. إنها تتوافق مع اللحظة التي تقرر فيها ما إذا كانت لها قيمة تاريخية كافية لحفظها أو على العكس ، فقد تم تدميرها.

الوسائل

1. كلية دارموث. (وس. ف.). دورة حياة المستند: التعاريف والتقنيات الداعمة والتطبيقات. تم الاسترجاع من: dartmouth.edu
2. جونزاليس ، إل. (2015). دورة حياة الوثائق: نظرية الأعمار 3. تم الاسترجاع من: bibliopos.es
3. لاريفي ، ب. (2013). ما هي دورة حياة إدارة الوثائق الإلكترونية؟ تم الاسترجاع من: documentmedia.com
4. روس ، م. دورة حياة المستند. تم الاسترجاع من: whatis.techtarget.com
5. Yebra، M. (2016). دورة حياة الوثائق - نظام الأرشيف الإسباني. تعافى من: normadat.es.