خصائص الاتصال الكتابي ، أنواع ، عناصر ، مزايا

ال الاتصالات المكتوبة هو أي نوع من التفاعل الذي يستخدم الكود المكتوب. على الرغم من أنه يعتمد على نفس النظام اللغوي الشفهي ، إلا أن خصائصه مختلفة. وبالتالي ، على عكس الآخرين ، فإن الشكل المكتوب تقليدي تمامًا. يجب أن يتبع هذا أنماطًا محددة وفقًا للقواعد التي تحددها اللغة.

من ناحية أخرى ، فإن التواصل المكتوب هو الشكل الأكثر شيوعًا للاتصال الرسمي بين البشر ، ويؤدي الوظائف الاجتماعية بمختلف أنواعها. من بين الاستخدامات ، غالباً ما يتم استخدامه لتوثيق أنواع مختلفة من الأحداث وتنفيذ التفاعلات الشخصية.

بالإضافة إلى ذلك ، تتمثل إحدى ميزاته الأكثر صلة في أنه لا يتطلب وجود المرسل والمستقبل في نفس المكان والزمان. لذلك ، يتم استلام الرسالة في شكل مؤجل وتفاعل الكاتب (المرسل) والقارئ (المتلقي) محدود للغاية.

من ناحية أخرى ، التواصل الكتابي هو في الأساس نشاط إبداعي يتطلب جهداً واعياً. يأتي هذا الجهد من المحفزات التي ينتجها العقل.

في هذا يختلف عن الفم ، حيث يتم جمعها خارجيا عن طريق المستقبلات الحسية. الكتابات المكتوبة ، من ناحية أخرى ، تأتي من نشاط فكري داخلي.

مؤشر

• 1 الخصائص
  • 1.1 الاستقبال المؤجل للرسالة
  • 1.2 دورات محدودة
  • 1.3 مساحة صغيرة للتكرار
  • 1.4 التخطيط المسبق
• 2 أنواع
  • 2.1 المذكرات
  • 2.2 التقارير
  • 2.3 الكتيبات
  • 2.4 رسائل البريد الإلكتروني
  • 2.5 مقترحات
  • 2.6 رسائل
  • 2.7 برقية
  • 2.8 الفاكسات
• 3 عناصر الاتصال المكتوب
• 4 مزايا
  • 4.1 الدوام في الوقت المناسب
  • 4.2 آلية التحكم
  • 4.3 الحفظ
  • 4.4 مستوى عاكس أعلى
  • 4.5 إمكانية أقل للتشويه والتفسير
• 5 عيوب
  • 5.1 التكاليف
  • 5.2 القدرة على فهم فعال
  • 5.3 ردود الفعل
  • 5.4 صعوبة التعبير عن المشاعر  
  • 5.5 استلام مؤجل أو غير مؤكد
  • 5.6 عدم وجود مرونة
• 6 المراجع

ملامح

استقبال مؤجل للرسالة

واحدة من خصائص الاتصالات المكتوبة هي تلك المتعلقة بعامل الوقت. في حالة اتصال وجهاً لوجه ، يتم استقبال الرسائل المشفرة للمرسل فورًا بواسطة جهاز الاستقبال.

ولكن ، في المراسلات المكتوبة ، هناك دائمًا تأخير. بشكل عام ، لا يوجد حد زمني محدد لهذا التأخير.

دورات محدودة

تتكون دورة الاتصال من أربعة عناصر اتصال أساسية: المرسل والرسالة مع قناة الاتصال والمستقبل والاستجابة أو التفاعل. نظرًا لاستقبال الرسالة في حالة تأجيلها ، تكون دورة الاتصال المكتوب محدودة.

ومع ذلك ، نظرًا للتقدم الجديد في الاتصالات والمعلومات ، تسمح العديد من القنوات باستكمال الخطوة الأخيرة من الدورة (التغذية المرتدة أو الاستجابة) في نفس الوقت تقريبًا كما هو الحال في الاتصالات المباشرة. مثال على ذلك خدمات المراسلة الفورية.

مساحة صغيرة للتكرار

يحد السجل المكتوب من إمكانية التكرار. في التواصل الشفهي ، تدعم الإيماءات والعناصر المتوازية - مثل التجويد - اللغة الكلامية.

هذا ليس هو الحال في الاتصالات المكتوبة. لذلك ، يكون مستوى الطلب أعلى ، مما يجبر المصدر على استخدام الكلمات بدقة أكبر.

في الواقع ، التواصل المكتوب له قيمة اجتماعية عالية. يتناقص هذا التقييم مع تكرار الكلمات واستخدام نفس الأنماط النحوية. هنا الأصالة وحتى الابتكار الرسمي تسود.

التخطيط السابق

بشكل عام ، التواصل المكتوب ليس عملاً مرتجلاً. عند الكتابة ، في كثير من الأحيان ، يتم استيفاء سلسلة من الشروط أو المتطلبات. فيما بينها ، إذا كان الاتصال الفعال مطلوبًا ، فمن الضروري أن تكون واضحًا بشأن محتوى الرسالة ككل وتعبيرها الداخلي..

لهذا ، يجب أن يكون لدى المُصدر مخطط تنظيم نصي. مع تقدم النص ، يتم ربط جميع عناصر الرسالة حتى الأفكار ذات الصلة مع معنى.  

نوع

أما بالنسبة لأنواع الاتصالات المكتوبة ، فهناك العديد من مجالات العمل الإنساني المتعددة والمتنوعة. وبهذه الطريقة ، في كل مرة تختفي (برقية) ويظهر البعض الآخر (بريد إلكتروني ، على سبيل المثال). بعد ذلك ، سيتم وصف بعض هذه فقط.

المذكرات

المذكرة هي وسيلة شائعة للاتصال الداخلي المكتوب بين أعضاء المنظمة. إنه نموذج من أشكال مختصرة للخطاب مع الحد الأدنى من أشكال المجاملة والوصول الفوري إلى موضوع الرسالة المحدد.

في هذا النوع من الاتصالات عمومًا ، هناك تنسيقات سابقة الإعداد. القاعدة الرئيسية لتحقيق تشمل الكتابة الصحيحة والاحترام الشخصي والتسلسل الهرمي. يجب أن تكون طريقة الكتابة مباشرة وبدون أي معرفة من أي نوع.

معلومات

التقارير هي نوع آخر من الاتصالات المكتوبة. يمكن استخدامها لأغراض تجارية أو تعليمية أو قانونية أو علمية.

اعتمادًا على طبيعة التقرير والغرض منه ، قد توجد أشكال محددة مسبقًا. ومع ذلك ، بشكل عام ، ينبغي أن يكون للتقرير مقدمة مختصرة وأهداف ونتائج رئيسية. 

في بعض الحالات ، يتم تضمين الرسوم البيانية والجداول لتسهيل فهم النتائج. بنفس الطريقة ، تحتوي العديد من التقارير على قائمة بالتوصيات.

أدب

الكتيبات هي منشورات تقدم فيها الشركات منتجاتها وخدماتها. كما يتم نشرها لمساعدة ممثلي المبيعات في زياراتهم للعملاء.  

الشركات تنتج كتيبات في العديد من الأشكال والأحجام. بعض الكتيبات هي حجم الرسالة ، في حين يتم طي الآخرين في نصف أو في ثلاثة أقسام.

من ناحية أخرى ، تتميز بأنها ملونة للغاية وبوفرة من الصور في منتجاتها أو خدماتها الرئيسية. النصوص قليلة ولديها مساحة فارغة بحيث يمكن قراءة الكتيب بسهولة.

رسائل البريد الإلكتروني

رسائل البريد الإلكتروني هي ، في الوقت الحاضر ، شكل شائع جدًا من التواصل. يتم استخدامها لإرسال المستندات وتنظيم الاجتماعات وتأكيد المواعيد والاتصال بالوظائف المرشحة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم توظيفهم للتعامل مع الأمور الشخصية.

على الرغم من طابعها غير الرسمي النسبي ، يجب أن تتبع رسائل البريد الإلكتروني بعض القواعد التقليدية. لهذه الأغراض ، يقوم تنسيقه بتعيين مسافات للمرسل والمستلم والموضوع ومساحة يجب أن تُكتب بها الرسالة.

حتى إذا تم استخدامها لأغراض غير تجارية ، فهناك اتفاقيات معينة يجب احترامها لتجنب ردود الفعل السلبية. من بينها ، يمكن أن نذكر الكتابة الصحيحة للأسماء والعناوين ، والاستخدام السليم لعلامات الترقيم والتشكيل الصحيح للجمل والفقرات.

مقترحات

المقترحات هي وثائق تصف المشاريع المستقبلية. هذه عادة ما تحتوي على صفحة أو صفحتين فقط. وهي تشمل التكاليف المرتبطة بكل مهمة محددة للمشروع.

يمكن تضمين تكاليف أخرى غير مباشرة للمشروع مثل تكاليف الطباعة والبريد والبريد ، وغيرها.

رسائل

الرسائل هي واحدة من أقدم أشكال التواصل المكتوب. يمكن أن يكون موضوع الرسائل شخصيًا أو تجاريًا. قبل وصول النماذج الإلكترونية ، كانت هذه وسيلة اتصال شائعة جدًا. كما هو الحال في رسائل البريد الإلكتروني ، تم استخدام النماذج الرصينة والرسائل الموجزة تجاريًا.

ومع ذلك ، أظهرت الرسائل الشخصية أقل تقليدية في كتاباتهم. العلاجات المجاملة كانت ضئيلة. كان تطوير السمة في راحة بين المرسل والمستقبل للرسالة. كان عدد الصفحات محدودًا بقدرة كلاهما. تدريجيا ، تم استبدال هذه الرسائل الإلكترونية.    

برقيات

البرقية هي نسخة قصيرة ومبسطة من خطاب. هنا يتم الاحتفاظ الصيغ المجاملة إلى الحد الأدنى وأحيانا حذفت. تم كتابة نص الرسالة مع حذف أكبر عدد من الكلمات مع الحفاظ على الحد الأدنى الضروري المنطقي.

وبالمثل ، كانت أشكال المجاملة بشكل عام أشكالًا قياسية ومختصرة (السيد للسيد والسيدة والسيدة وغيرها). كما في الحروف ، انخفض استخدامها مع تقدم الوسائط الإلكترونية.

الفاكسات

كانت هذه هي الطريقة الرائدة لنقل الرسائل المكتوبة إلكترونيًا. على الرغم من أن كل من كتابتها وقراءتها قد تمت على ورقة مكتوبة ، إلا أن إرسالها تم إلكترونيًا. انخفض استخدامه بسبب الاستخدام المتزايد للوسائط الإلكترونية.

عناصر الاتصال المكتوب

بشكل عام ، يعتبر أن العناصر الثلاثة الرئيسية للاتصال المكتوب هي البنية (شكل المحتوى) ، والأسلوب (الكتابة) والمحتوى (السمة).

فيما يتعلق بالهيكل ، فإن هذا يساعد القراء على فهم الموضوع. هذا هو السبب في أنه من المستحسن أن يكون واضحا بشأن الأغراض قبل البدء في الكتابة.

فيما يتعلق بالأناقة ، يرتبط ذلك بالمصدر في المقام الأول. ومع ذلك ، من المهم أيضًا مراعاة المستفيدين المحتملين من المادة المكتوبة. في بعض الأحيان ، يكون استخدام الجمل أو الفقرات القصيرة مطلوبًا ، مع وجود مفردات بسيطة. في بعض الأحيان ، يجب أن تكون الرسالة أطول قليلاً ومُفصّلة.

أخيرًا ، فيما يتعلق بالموضوع ، يمكن أن يكون هذا التنوع كبيرًا. جميع مجالات التفاعل الإنساني يمكن أن تكون موضوع اتصال مكتوب. وهذا يشمل من الموضوعات العلمية إلى الشخصية ، من خلال القوانين والإجراءات.

مصلحة

الدوام في الوقت المناسب

الاتصالات المكتوبة هي وسيلة دائمة للمعلومات. لذلك ، من المفيد عند حفظ السجلات مطلوب. بنفس الطريقة ، من المهم للغاية في التفويض الصحيح للمسؤوليات وفي وضع القواعد والإجراءات. من ناحية أخرى ، فإنه يتيح الاستعلام المتكرر للرسائل.

آلية التحكم

بفضل إمكانية الدوام في الوقت المناسب ، يعد الاتصال المكتوب مثاليًا كأداة تحكم. أوراق التحكم أو النتائج ، والقوانين ، والاتفاقيات ، وغيرها ، هي المستندات التي تتم معالجتها بشكل شائع من خلال طريقة الاتصال هذه.

حفظ

الاتصالات المكتوبة لديها مستوى عال من الحفظ. هذا يسمح لها أن تكون آمنة ودائمة. جعلت التقدم التكنولوجي وسائل أخرى للحفاظ على المعلومات ممكن. ومع ذلك ، حتى الآن ، تظل الوثيقة المكتوبة باللغة الأصلية هي الدليل الأخير على وجودها وأصالتها.

مستوى عاكس أعلى

الناس الذين يستخدمون هذه الوسيلة تعكس بفعالية قبل الكتابة. تسبق عملية كتابة رسالة دائمًا عملية تفكير وتحديد ما تريد التعبير عنه. حتى الكتابة نفسها هي عملية التفكير. لذلك ، هذا الوضع التواصلي مثالي لنقل الدقة والدقة.

أقل احتمال للتشويه والتفسير

في الرسائل المرسلة عبر الاتصالات المكتوبة ، هناك احتمال أقل للتشويه. في نظام الاتصالات هذا ، يتم تسجيل المعلومات بشكل دائم ويمكن التحقق منها في أي وقت. وبالتالي ، هناك احتمال أقل للتشويه أو تغيير المعلومات.

من ناحية أخرى ، هناك فرصة أقل في إساءة تفسير الرسائل. في حالة وجود أي شك ، يمكن إعادة قراءة الرسالة عدة مرات حسب الضرورة حتى يتحقق الفهم الكامل.

وبالمثل ، يمكن ضبط سرعة القراءة أو إعادة قراءة لمستوى الفهم لمستقبل الرسالة. وبهذه الطريقة ، يمكن ضمان أنه إذا تعامل المرسل والمستقبل مع نفس الرموز ، فستصل الرسالة وفقًا لما هو مطلوب.

عيوب

التكاليف

الاتصالات المكتوبة ليست اقتصادية. هناك تكاليف متعلقة بالمواد (الورق والحبر ، من بين أشياء أخرى) والعمالة المستخدمة لكتابة وتسليم الكتابات. قد تزيد هذه التكاليف اعتمادًا على المسافة المادية بين المرسل والمستقبل.

القدرة على فهم فعال

إن استخدام التواصل المكتوب يستحق مهارات وكفاءات كبيرة في استخدام اللغة والمفردات. إن قلة مهارات الكتابة وسوء جودة النصوص لها تأثير سلبي على الرسالة وتعرض فهمها الفعال للخطر.

ردود الفعل

ردود الفعل من الرسالة في الاتصالات المكتوبة ليست فورية. في هذا النوع من الاتصالات ، تكون عملية التشفير وفك التشفير بطيئة.

اعتمادًا على الكود المستخدم ، قد يستغرق الفهم وقتًا أطول من المطلوب. في أي حال ، فإن التعليقات تكون في راحة مستلم الرسالة ، وليس المصدر.

صعوبة في التعبير عن المشاعر  

كونه وسيلة عاكسة ، فمن الصعب التعبير عن العاطفة في الاتصالات المكتوبة. في الواقع ، يستخدم الشعراء والفنانين الذين يستخدمون هذه الوسيلة للتعبير عن الجمال والعواطف ، تقنيات يصعب استخدامها. في بعض الأحيان يكونون ناجحين ، لكنهم في حالات أخرى لا يحققون هدف نقل عاطفية الفنان.

يُعرف هذا النوع من الاتصالات باسم البرد وغير الشخصي ويتناقض مع أشكال الاتصال الأخرى التي يمكن أن تتضمن ميزات لفظية وإيمائية. لهذا السبب يتم استخدامه بشكل متكرر في نقل المعلومات التي تكون فيها دقة الحقائق مهمة.

إيصال مؤجل أو غير مؤكد

تعيق طريقة الاتصال الكتابي التأكيد الفوري لاستلام الرسالة. في بعض الحالات ، حتى ، لا يمكن تحديد ما إذا كانت الرسالة قد وصلت إلى المستلم المقصود.

عدم وجود مرونة

عدم وجود مرونة هو آخر من عيوب التواصل المكتوب. بمجرد إصدار الرسالة الأصلية ، لا توجد إمكانية لتصحيح محتوى سريع.

يجب ضمان أي تغيير مطلوب بواسطة مستلم الرسالة. وبالمثل ، فإن كل تصحيح تم إجراؤه ، ولو جزئيًا ، يؤثر على الرسالة بأكملها.

مراجع

1. شركة (ق / و). الاتصالات المكتوبة مأخوذة من inc.com.
2. Sehgal، M. K. (2008). الاتصالات التجارية نيودلهي: كتب اكسل الهند.
3. Cabrera، A. and Pelayo، N. (2001). اللغة والتواصل كراكاس: ذا ناشيونال.
4. بولانيوس ، ب. (1996). الاتصالات المكتوبة. سان خوسيه: EUNED.
5. ساتل ، ر. (2017 ، 26 سبتمبر). أنواع الاتصالات التجارية المكتوبة. مأخوذة من bizfluent.com.
6. Sckool. (2017 ، 07 فبراير). العناصر الثلاثة الرئيسية للتواصل المكتوب. مأخوذة من sckool.org.   
7. MSG. (ق / و). الاتصالات المكتوبة - معنى ، مزايا وعيوب. مأخوذة من managementstudyguide.com.
8. الاتصالات التجارية. (ق / و). مزايا وعيوب الاتصالات المكتوبة. مأخوذة من thebusinesscommunication.com.
9. الاتصالات التجارية. (ق / و). عيوب الاتصال الكتابي في الأعمال. مأخوذة من bizcommunicationcoach.com.