مكتب في عالم الأعمال وظائف ومعدات ومواد

ال مكتب في عالم الأعمال يمثل الجزء من الشركة الذي تتم فيه معالجة البيانات المستلمة والمصدرة ، من أجل تقديم المعلومات المطلوبة من قبل المنظمة من أجل التطوير الطبيعي لعملياتها أو أنشطتها.

يتم إعطاء أهميتها لأن كل شركة تنتج سلعًا أو خدمات ، أياً كان الفرع الذي تتخصص فيه ، تحتاج إلى مجموعة من الأشخاص الذين يديرون العملية ويديرون الوظائف الإدارية الأخرى. معظم هؤلاء الناس يعملون في المكاتب.

يمكن أن يختلف عدد الموظفين في المكتب ، لكن جميع المنظمات ، بغض النظر عن نوعها أو حجمها ، تحتاج إلى موظفي المكاتب لرعاية المهام اليومية. يتعامل عمال المكاتب مع العديد من الجوانب المختلفة للشركة.

وتشمل هذه الجوانب المحاسبة ، ومعالجة النصوص والبيانات ، والاتصالات السلكية واللاسلكية وغيرها من الأنشطة. هناك حاجة إليها في جميع قطاعات الاقتصاد ، من التصنيع إلى النقل. 

تقدم التكنولوجيا مساهمة أساسية في المكتب: تتيح قدرًا أكبر من العمل في فترة أقصر.

مؤشر

• 1 وظائف
• 2 المعدات والمواد
  • 2.1 نظام الهاتف التجاري والهواتف المكتبية
  • 2.2 أجهزة الكمبيوتر
  • 2.3 شبكة الكمبيوتر والاتصال بالإنترنت
  • 2.4 طابعات متعددة الوظائف
  • 2.5 تمزيق الورق
  • 2.6 آلات التصوير
  • 2.7 أجهزة عرض فيديو وشاشات
  • 2.8 معدات للتجار
  • 2.9 الأثاث
  • 2.10 اللوازم واللوازم المكتبية
• 3 أمثلة على الوظائف في المكتب
  • 3.1 الكتاب / المحررين على المواقع الإلكترونية والصحف 
  • 3.2 موظفو الاستقبال
  • 3.3 المحاسبين
  • 3.4 المديرين
  • 3.5 دعوة مراكز الاهتمام
• 4 المراجع

وظائف

- تشمل الخدمات الهامة التي يقدمها المكتب كلاً من الخدمات الإدارية وغيرها من الخدمات للإدارات الأخرى في المنظمة ، والتي لا يمكن أن تعمل بدون المكتب.

- المكتب مهم في المنظمة بقدر أهمية الدماغ في جسم الإنسان. لذلك ، المكتب هو عقل الشركة. فهو يجمع المعلومات من مصادر داخلية وخارجية مختلفة ، ويسجلها وينظمها ويحللها لجعلها متاحة للإدارة. جميع أنواع المعلومات ، في الماضي والحاضر ، متاحة في المكتب.

- يعمل المكتب أيضًا كوسيط. ربط العالم الخارجي مع الإدارات المختلفة والعكس بالعكس. يتم استلام جميع أوامر المبيعات من خلال المكتب. قم بتوصيل المؤسسة بالعملاء والموردين والحكومة وعامة الناس. العلاقات العامة مهمة جدا في المكاتب الحديثة.

- إنه قلب جميع الأنشطة التجارية ؛ انها مثل مركز العصب الإداري. من المكتب يعمم معلومات عن المشتريات والمبيعات والتمويل والاتصالات.

- إنه مركز تحكم ؛ إنها وسيلة لسياسات الشركة لاتخاذ الإجراءات اللازمة. عندما ينمو العمل ، يتم تفويض كل قائد بسلطة اتخاذ القرارات والإجراءات الخاصة به. وبالتالي ، سيكون لكل قسم مكتبه الخاص ، لتسهيل الإدارة لتحديد خططها وسياساتها.

بعض الإجراءات الرئيسية التي يتم تنفيذها في المكاتب هي:

• اجتماعات.
• لفت الانتباه.
• توافق على إستراتيجية الشركة.
• توافق الأهداف.
• تنظيم الملفات المادية والكمبيوتر.
• خدمة العملاء.
• طباعة ونسخ الوثائق.

المعدات والمواد

تطورت المعدات المكتبية للسماح بأتمتة أكبر. يعني التشغيل الآلي للمكاتب استخدام الآلات لأداء المهام المتكررة والشاقة التي اعتاد الناس القيام بها. تساعد الفرق أيضًا العمال على أداء وظائفهم بسرعة أكبر وكفاءة.

من بين المعدات التي يمكن أن نجدها في المكتب ما يلي:

نظام الهاتف التجاري والهواتف المكتبية

إنها الوسيلة الرئيسية المستخدمة للاتصال المباشر مع العملاء والموردين.

أجهزة الكمبيوتر

لمعالجة المعلومات ، والتي هي حاليا روح أي مكتب. كما أنها ضرورية للتواصل ، بفضل البريد الإلكتروني.

شبكة الكمبيوتر واتصال الإنترنت

إذا كانت المعلومات هي روح الشركة ، فإن شبكات الكمبيوتر هي الشرايين التي تنقل هذه المعلومات عبر جميع مجالات العمل. هناك حاجة إلى كابلات Ethernet وأجهزة التوجيه والمودم لتوصيل الشبكة المحلية بالإنترنت.

طابعات متعددة الوظائف

عندما تكون المعلومات رقمية ، نريد طباعتها ، وإذا كانت مطبوعة ، فنحن نريد مسحها ضوئيًا. من ناحية أخرى ، نريد استلامها أو إرسالها عبر الفاكس. هذه الفرق تفعل كل شيء.

تمزيق الورق

عند توليد الورق المطبوع ، يجب عليك تدميره عدة مرات. المكتب مسؤول عن المعلومات التي لديه.

آلات تصوير

أساسيات لعمل نسخ من الوثائق.

أجهزة عرض الفيديو والشاشات

يستخدم للعروض التقديمية في غرفة الاجتماعات.

معدات للتجار

آلات نقاط البيع والسجلات النقدية.

أثاث

داخل الأثاث في مكتب ، يمكن العثور على ما يلي:

• كراس
• أجهزة الكمبيوتر المكتبية
• مقصورات
• خزائن الملفات
• السجاد
• طاولات الاجتماعات

اللوازم واللوازم المكتبية

بعض المواد واللوازم اللازمة لتشغيل المكتب هي:

- أوراق من الورق الأبيض: تُستخدم في الطباعة والنسخ ، وكتابة الملاحظات الصغيرة والعروض التقديمية على المخططات.

- لفة ورق: ورق حراري للفاكس وشريط لاصق وورق لنقطة البيع.

- النماذج المطبوعة مسبقًا: الفواتير ، الإقرارات الضريبية ، إيصالات الدفع ، التقويمات المكتبية.

- التسميات والورق اللاصق: تسميات للمجلدات ، تسميات الأسعار وملاحظات ما بعدها.

- المواد الاستهلاكية للطباعة: خراطيش الحبر وخراطيش الحبر.

- وسائط التخزين المحمولة: عصي USB وبطاقات الذاكرة.

- السحابات الميكانيكية: مقاطع للورق ونوع الفراشة والدبابيس.

- السحابات الكيميائية: شريط لاصق شفاف ، الغراء.

- مواد التنظيف: المماسح ، صناديق ، صناديق إعادة التدوير ، المكانس ، الصابون ، معطرات الجو ، المطهرات ، مناشف ورقية وورق التواليت.

- الآلات الصغيرة: اللكمات الورقية ، الكباسات ، الكرامات ، الأختام المطاطية ، آلات الترقيم ، المباري.

- التخزين الفعلي: المجلدات ، والمظاريف ، وصناديق ، والأرفف ومنظم مكتب.

- مواد الكتابة والمراجع: أقلام رصاص وأقلام وعلامات وشريط تصحيح وسائل تصحيح ومحايات.

أمثلة على الوظائف في المكتب

الكتاب / المحررين على المواقع الإلكترونية والصحف 

الكتاب والمحررين ، سواء كانوا ينتمون إلى فريق العمل أو العمل من المنزل ، يعملون في مكتب. يقوم الكتاب بإنشاء محتوى للمنشورات المطبوعة وصفحات الويب والمدونات. يقوم المحررون بتصحيح المحتوى الذي تمت كتابته.

الاستقبال

يعمل موظف الاستقبال في مكتب استقبال العملاء والموردين ، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني ، والرد على المكالمات الهاتفية ، وأخذ الرسائل ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وتوصيل المكالمات الهاتفية إلى موظفين محددين وتقديم الملفات.

يجب أن يكون ممثل خدمة العملاء على دراية جيدة بالعمل الذي يعمل من أجله ، وكذلك بشأن منتجاته وخدماته ، من أجل مساعدة العملاء. يجب الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني وأخذ الأوامر وإصدار المبالغ المستردة.

المحاسبين

المحاسبين أو المحاسبين يعملون في بيئة مكتبية. واجباتهم تشمل إعداد الضرائب ، ودفع الفواتير ، وتلقي المدفوعات ، من بين أمور أخرى.

مدراء

مديري المكاتب يديرون عمل المكتب. يمكن أن تختلف واجباتهم من توظيف أو فصل أو جدولة عمل الموظفين ، وتفويض المهام ، وتدريب الموظفين الجدد ، ووضع وإنفاذ سياسات المكتب ، والإشراف على فريق العمل ، وحل المواقف ، وصيانة أنظمة الكمبيوتر.

استدعاء مراكز الرعاية نداء

يحتاج الأشخاص الذين يعملون في مركز الاتصال إلى الرد على المكالمات الهاتفية من عملاء الشركة التي يعملون من أجلها. تحتاج إلى منحهم إجابات لأسئلتك وتلقي الشكاوى ومعالجة الأوامر.

مراجع

1. روب وو (2017). ما هو التالي لتكنولوجيا المكاتب؟ التلغراف. الاتصال التجارية الصغيرة. مأخوذة من: telegraph.co.uk.
2. حالة الجامعة (2018). الأعمال التي تتطلع إلى أجهزة الكمبيوتر والمكاتب - مكتب اليوم ، وقوة العمل ، والتوجهات في عالم الأعمال ، عالم المال. مأخوذة من: وظائف.
3. لوسي كيللاوي (2013). كيف غير الكمبيوتر المكتب إلى الأبد. بي بي سي نيوز مأخوذة من bbc.com.
4. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2018). إدارة المكاتب مأخوذة من: en.wikipedia.org.
5. ياجيرا جوتيريز (2012). المفاهيم الأساسية للمكتب. مأخوذة من: pedageducomercial.blogspot.com.
6. جيمس بوكي (2018). المعدات المكتبية الأساسية لبدء الأعمال التجارية. عمليات التوازن والتكنولوجيا. مأخوذة من: thebalance.com.