شارك:
ال 12 الأكثر أهمية تهيمن على وظائف المكتب
ال وظائف المكتب الذي يهيمن هي الأنشطة الإدارية التي يدركها موظفو شركة أو مؤسسة أو مؤسسة ، وهي ضرورية لتشغيلها. إذا تم إنجازها بكفاءة ، فإن النتائج ستكون أفضل بكثير مما لو كانت سيئة الأداء.
يحتوي هذا العمل ، عادةً ، على جدول منتظم من الاثنين إلى الجمعة يبدأ في الساعة 8 أو 9 صباحًا. ويستمر ما يصل إلى 4 أو 5 مساء ، على الرغم من أن هذا يختلف باختلاف البلدان أو المناطق.
تتطلب غالبية الأعمال المكتبية مهارات أساسية مثل: الاتصال الشفهي بطلاقة ، والقدرة على الكتابة ، والملفات وبعض الخبرة مع المعدات المكتبية مثل أجهزة الكمبيوتر وآلات النسخ وما إلى ذلك..
وفقًا لمستوى الوظيفة أو المسؤولية التي يتحملها ، فإنه يتطلب أن يكون الشخص قد حصل على تعليم تقني أو جامعي أو رابع.
المهام الرئيسية 10 من المكتب الذي يهيمن
1- التخطيط
هذه هي المهمة الأولى والأكثر أهمية لأنها تتضمن تحديد الطريقة التي يمكن أن تساهم بها الطرق التنظيمية والهياكل في خطة العمل.
هناك أدوات تكنولوجية تساعد في تحقيق هذه الأساليب في المهام الموزعة بين أعضاء الفريق ، ولكن التخطيط الجيد هو وحده الذي يضمن أن كل شيء ينتهي إلى إضافة هدف العمل.
للتخطيط العام ، يلزم وجود رؤية أعمال واضحة ومستوى هرمي معين داخل الشركة ، ولكن يجب على كل عضو في الفريق أن يخطط لعمله حتى يتمكن من تحقيق الأهداف والمواعيد النهائية المحددة..
2- نسخ و / أو كتابة التقارير
تتمثل المهمة التي تشغلها يوميًا في الوقت الذي يعمل فيه أحد المكاتب في كتابة أي دعم لتقارير تدعم وظائفها أو تفصلها أو تعمل على شرح التفاصيل (الخلفية والتقدم والنتائج والإيجابيات و سلبيات ، الخ) ، لمشروع معين.
تعمل هذه الكتابات أيضًا كسجل لنشاط المنظمة التي ينتمي إليها هذا المكتب ، لعمليات التدقيق أو المراجعات المستقبلية.
3- حضور الاجتماعات
هي اجتماعات بين أعضاء فريق العمل حيث يتم تبادل الأفكار حول المشاريع الحالية ، والكشف عن المقترحات الجديدة ، والعروض التقديمية ، والتقارير أو التقارير..
عادة ما يكون لديهم هدف محاذاة جميع الحاضرين في اتجاه تحقيق هدف مشترك ، وتحديد الأدوار والمهام والمواعيد النهائية لكل واحد. كما أنها تعمل على حل المشكلات التي قد تنشأ في أداء المهام.
أنها تميل إلى أن يكون لها تردد ومدة وديناميات محددة للغاية. أيضا ، ما يتم مناقشته فيها عادة ما يتم تسجيله في دقائق أو دقائق للأرشفة.
4- جدول الاجتماعات
يتعلق الأمر بتنسيق جدول أعمال جميع الأشخاص الذين ينبغي أن يكونوا في اجتماع بطريقة يمكن أن تتزامن في مكان وزمان محددين.
إنها مهمة يمكن أن تكون هائلة ، لذا فإن الاعتماد على التكنولوجيا يمكن أن يكون فكرة جيدة. هناك تطبيقات ، مثل ScheduleOnce ، تسمح بجدولة الاجتماعات تلقائيًا ، مما يسمح للضيوف بمشاهدة التواريخ المتاحة واختيار جدول يناسبهم..
5 - التحقق من البريد الإلكتروني للشركات
إنها مهمة قد تستغرق بعض الوقت. يكشف تقرير Adobe المنشور في عام 2016 ، والذي نتج عن دراسة استقصائية ذاتية لأكثر من ألف عامل ، أننا ننفق ما متوسطه 20.5 ساعة كل أسبوع ، والتحقق من بريدنا الإلكتروني الخاص بالعمل.
فرز الرسائل الإلكترونية وقراءتها والرد عليها ، هو شكل شائع جدًا من الاتصالات ويسمح بتبادل الملفات والانطباعات المتعلقة بأي مشروع أو عملية تنظيمية.
على الرغم من أن الشركات تبحث باستمرار عن أشكال أكثر فعالية لإدارة البريد الإلكتروني ، إلا أن هناك تطبيقات مثل Gmail's Smart Labels..
هناك طريقة أخرى لتبسيط هذه المهمة وهي دمج قوالب البريد الإلكتروني القياسية ، أو النصوص التي يمكن إرسالها مع الحد الأدنى من التعديلات إلى مستلمين مختلفين وفي فرص مختلفة..
6- الإدارة المالية
في هذه المهمة ، يجب ضمان أن المال يفي بدورة حياته في شراء وبيع المنتجات والخدمات ؛ أن جميع الفواتير يتم إرسالها وتسجيلها ودفعها وإرسالها. بالطبع هناك مكاتب مخصصة فقط لهذا الغرض.
يتضمن هذا النشاط أيضًا تحديث الحسابات المالية والمستندات القانونية بطريقة لا توجد بها مشاكل في الإطار القانوني الذي يهم المنظمة المعنية.
7 - اللوجستية
تضمن هذه الوظيفة نقل جميع البضائع المتعلقة بعمل الشركة من وإلى المستودعات والعملاء. يشمل أيضًا إنشاء الارتباط مع الموردين للحصول على مواد أولية لتصنيع منتجات جديدة.
الهدف من هذه الوظيفة هو التأكد من أن الشركة لديها كل ما هو ضروري للحفاظ على إنتاج السلعة أو الخدمة التي تسوقها.
8- اطلب الانتباه
في المكتب ، يجب أيضًا الرد على الهاتف ، لأنه وسيلة للتواصل مع العملاء والموردين وبين زملاء العمل.
على الرغم من أنها تبدو مهمة بسيطة ، إلا أنها تتطلب بروتوكولًا معينًا لأنه يمكن أن يكون الصوت الذي يربطه شخص خارج الشركة بصورته. لذلك ، من المهم احترام قواعد المجاملة ، والحفاظ على لهجة مؤسسية ، وضبط حجم الصوت والمفردات المستخدمة.
هناك حقيقة مهمة أخرى ، يتم التغاضي عنها أحيانًا عند تنفيذ هذه الوظيفة ، وهي تدوين أكبر عدد ممكن من البيانات للشخص على الجانب الآخر من الهاتف ؛ سيؤدي ذلك إلى تغذية قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بالشركة ويسمح لك بمتابعة الأمور بشكل صحيح أثناء المناقشة الهاتفية.
9- تنظيم الأرشيف
تقوم معظم المهام التي يتم تنفيذها في أحد المكاتب بإنشاء بعض المستندات: الفواتير والملاحظات والدقائق والدقائق وتقارير المبيعات ، إلخ..
في صورة رقمية أو على الورق ، إنها كمية من المعلومات تتطلب أن يكون شخص ما مسؤولاً عن فهرستها وحفظها وحفظها وفقًا لمستوى أهميتها بالنسبة إلى العمل..
هذه النقطة الأخيرة على وجه التحديد ، وهي مسألة حماية المعلومات ، هي قضية أصبحت بمثابة صداع للعديد من المؤسسات ، بحيث تنشأ المزيد والمزيد من الأدوات والبروتوكولات والإجراءات التي توفر الأمن في أرشفة ونقل المعلومات. البيانات الحساسة في المنظمة.
في بعض الحالات ، يتم استخدام محركات الأقراص الصلبة الخارجية ، بينما في حالات أخرى ، توجد خوادم خاصة لهذه الحالات أو منصات التخزين في "السحابة" مثل Microsoft OneDrive أو Google Drive أو Apple iCloud.
10- توزيع بريد الشركة
المهمة التي تتطلب تنظيمًا جيدًا ومسؤولية وإحساسًا بالإلحاح ، على الرغم من أنها لا تتطلب تدريبًا أكاديميًا مرتفعًا للغاية ، تتمثل في توزيع المراسلات داخل المكتب.
تمثل بعض المخططات التي قد ينتظرها أي موظف والتي تعتمد عليها العديد من العمليات الأخرى ، رسم تخطيطي لبعض التصميمات أو بطاقة الائتمان التي يرسلها البنك أو فواتير المورد أو خطاب الرد الخاص بكيان حكومي. من الشركة.
11- خدمة العملاء
هذه الوظيفة هي مساعدة العملاء فعليًا على الأسئلة أو الشكاوى حول المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
12- طباعة ونسخ الوثائق
تتكون من طباعة المستندات التي يجب حفظها فعليًا أو عمل نسخ من المستندات التي يجب حفظها في نسختين أو تسليمها إلى عمال الشركة.
مراجع
- أودرا بيانكا (ق / و). تنظيم المكاتب ونصائح التخطيط. تم الاسترجاع من: smallbusiness.chron.com.
- بيز تريند (2015). 7 مهام مكتبية يمكنك ويجب عليك القيام بها. تم الاسترجاع من: www.sba.gov.
- ديوي كيتلين (2016). كم ساعة من حياتك كنت على البريد الإلكتروني العمل؟ حاول لدينا آلة حاسبة الاكتئاب. تم الاسترجاع من: washingtonpost.com.
- لوري ريفز. قائمة الوظائف العمل في مكتب. تم الاسترجاع من: work.chron.com.
- ماذا يفعل مساعد مكتب. تم الاسترجاع من learn.org.
- ماذا يفعل الناس بالضبط في وظائف المكاتب. تم الاسترجاع من: reddit.com.