مراحل إدارة المشروع ، الأهداف ، الفوائد والأمثلة

ال إدارة المشاريع هو الامتثال لممارسة بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وإغلاق عمل الفريق من أجل تلبية أسباب النجاح الملموسة وتحقيق أهداف محددة في الوقت المحدد. لذلك ، هو تطبيق المهارات والتقنيات والمعرفة والأدوات اللازمة لأنشطة البرنامج التي تلبي متطلبات المشروع.

المشروع عبارة عن عمل انتقالي مصمم لتوليد نتيجة أو خدمة أو منتج فريد من نوعه ، مع بداية ونهاية محددين ، يتم الاضطلاع به لتحقيق غايات وأهداف ملحوظة ، لتحقيق قيمة مضافة أو تغيير مفيد بشكل عام.

لا تتفق الجودة المؤقتة للمشاريع مع العمليات الروتينية للشركة ، والتي تعد أنشطة تكرارية أو شبه دائمة أو دائمة ، لإنتاج خدمات أو منتجات.

عدم وجود عملية لإدارة المشاريع يمكن أن يؤدي إلى ضياع الوقت وضياع الأموال وضعف الأداء.

مؤشر

• 1 أداة قوية
• 2 مراحل
  • 2.1 البدء
  • 2.2 التخطيط
  • 2.3 التنفيذ
  • 2.4 وثائق المشروع
  • 2.5 المراقبة والتحكم
  • 2.6 إغلاق
• 3 أهداف
  • 3.1 تطوير مراحل المشروع بنجاح
  • 3.2 التواصل بكفاءة
  • 3.3 تحقيق الهدف الرئيسي للمشروع
  • 3.4 إنتاج مشروع يتبع أهداف العميل
• 4 فوائد
  • 4.1 زيادة الكفاءة في تقديم الخدمات
  • 4.2 رضا العملاء
  • 4.3 فعالية أكبر في تقديم الخدمات
  • 4.4 يحسن النمو والتنمية داخل الفريق
  • 4.5 مرونة أكبر
  • 4.6 زيادة في تقييم المخاطر
• 5 أمثلة
  • 5.1 الخطوط الجوية الأمريكية
  • 5.2 رويال بنك
• 6 المراجع

أداة قوية

إدارة المشاريع هي أداة أعمال قوية يمكنها تقديم العديد من المزايا للشركات من جميع الأحجام. يوفر العمليات والإرشادات والتقنيات القابلة للتكرار أيضًا للمساعدة في إدارة الأشخاص والعمل المشترك في المشاريع.

يمكن أن تزيد من فرص النجاح وتساعد في تنفيذ المشاريع بشكل متسق وفعال وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

من خلال تنفيذ الاستراتيجيات الأساسية لإدارة المشروع ، سيتم تحقيق الأهداف المرجوة وسيتم تحقيق تلك الأهداف خلال فترة زمنية محددة وتكلفة..

والنتيجة النهائية هي أن الجميع سيفوز ، مما قد يكون أفضل فائدة للجميع لإدارة المشروع.

مراحل

استهلال

تحدد مرحلة البدء طبيعة ونطاق المشروع. تحتاج إلى فهم بيئة العمل والتأكد أيضًا من دمج عناصر التحكم الضرورية في المشروع.

وثائق بدء المشروع هي عبارة عن سلسلة من الملخصات التي يتم استخدامها لإنشاء لوائح لمدة المشروع. وتشمل هذه:

- مقترح المشروع: الفكرة وراء المشروع ، الهدف العام ، المدة.

- نطاق المشروع: اتجاه ومراقبة المشروع.

- هيكل العمل المفصل: مقياس للعمل الذي يتعين القيام به ، حتى المهام اليومية.

- مصفوفة إسناد المسؤوليات: الأدوار والمسؤوليات المتوافقة مع النتائج.

- تحليل احتياجات ومتطلبات العمل مقابل الأهداف القابلة للقياس.

- مراجعة العمليات الحالية.

- ميثاق المشروع ، بما في ذلك التكاليف والمهام والتسليمات والجداول الزمنية.

تخطيط

الهدف الرئيسي هو التخطيط المناسب للوقت والتكاليف والموارد لتقدير العمل اللازم وبالتالي إدارة المخاطر بشكل فعال أثناء تنفيذ المشروع. وهو يتألف من تحديد منهجية لمتابعة إدارة المشاريع.

- تحديد النواتج وإنشاء هياكل العمل مكسورة.

- حدد الأنشطة اللازمة لإكمال هذه النواتج ، وبالتالي ربط هذه الأنشطة بتسلسل منطقي.

- تقدير الاحتياجات من الموارد للأنشطة.

- تقدير الوقت وتكلفة الأنشطة.

- تطوير الجدول الزمني والميزانية.

- تخطيط المخاطر.

- الحصول على موافقة رسمية لبدء العمل.

إعدام

أثناء التنفيذ ، يجب أن تعرف ما هي المواعيد النهائية المخططة التي يجب تنفيذها. تضمن مرحلة التنفيذ أن يتم تسليم مخرجات خطة إدارة المشروع وفقًا لذلك.

تنطوي هذه المرحلة على تخصيص وتنسيق وإدارة الموارد البشرية وأي موارد أخرى ، مثل المواد والميزانيات. نتيجة هذه المرحلة هي نتائج المشروع.

وثائق المشروع

للحفاظ على الميزانية والنطاق والفعالية والسرعة ، يجب أن يكون للمشروع مستندات مادية تتعلق بكل مهمة محددة.

مع الوثائق الصحيحة ، من السهل معرفة ما إذا كانت متطلبات المشروع قد تم الوفاء بها أم لا. توفر الوثائق معلومات حول ما تم إكماله بالفعل لهذا المشروع.

إذا تم ذلك بشكل صحيح ، يمكن أن تكون الوثائق العمود الفقري لنجاح المشروع.

المراقبة والتحكم

يتكون من العمليات التي يتم تنفيذها لمراقبة تنفيذ المشروع ، من أجل تحديد المشاكل المحتملة في الوقت المناسب ، ويمكن اتخاذ تدابير تصحيحية عند الضرورة ، للسيطرة على تنفيذ المشروع.

ويلاحظ أداء المشروع وقياسه لتحديد الاختلافات في خطة إدارة المشروع.

كما يوفر التغذية المرتدة بين المراحل المختلفة للمشروع ، من أجل تنفيذ الإجراءات الوقائية أو التصحيحية للامتثال لخطة إدارة المشروع.

إغلاق

أنه يحتوي على الانتهاء الرسمي للمشروع وقبوله. تشمل الأنشطة الإدارية توثيق الدروس المستفادة. وهو يتكون من وضع اللمسات الأخيرة على جميع أنشطة مجموعة كاملة من العمليات لإغلاق المشروع رسميا.

يتم أيضًا تضمين مراجعة ما بعد التنفيذ في هذه المرحلة. هذه مرحلة حيوية لفريق المشروع للتعلم من التجارب وتطبيقها في المشاريع المستقبلية.

ينبغي ملاحظة الأشياء التي عملت بشكل جيد في المشروع ، ويجب تحليل الأشياء التي لم تنجح من أجل توليد الدروس المستفادة.

أهداف

الهدف من إدارة المشروع هو تنفيذ مشروع شامل يلبي أهداف العميل.

تطوير مراحل المشروع بنجاح

يتضمن المشروع ، بغض النظر عن حجمه ، خمس مراحل مختلفة ذات أهمية متساوية: البدء والتخطيط والتنفيذ والرصد والمراقبة والإغلاق.

التطوير والتنفيذ دون مشاكل ودون انقطاع في جميع المراحل السابقة يضمن نجاح المشروع.

التواصل بكفاءة

يجب أن يؤخذ دائمًا في الاعتبار أن نجاح أو فشل المشروع يعتمد إلى حد كبير على العمل الجماعي. لذلك ، فإن مفتاح النجاح دائمًا هو التعاون.

لهذا الغرض ، فإن إقامة التواصل الجيد أمر بالغ الأهمية. من ناحية ، يجب توضيح المعلومات بطريقة واضحة وكاملة ، بحيث يفهمها الجميع تمامًا. من ناحية أخرى ، يجب أن تكون لديك القدرة على الاستماع وتلقي التعليقات البناءة.

تحقيق الهدف الرئيسي للمشروع

يجب إكمال الهدف الرئيسي للمشروع في غضون الوقت المقدر ، مع مراعاة الجودة المتوقعة وضمن الميزانية.

يمثل تحسين المدخلات اللازمة المخصصة وتطبيقها لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا للمشروع مشكلة حيث يوجد دائمًا مجال للتحسين.

يمكن إصلاح وتحديث جميع العمليات والإجراءات لتحسين استدامة المشروع وكذلك لتوجيه الفريق من خلال عملية التغيير الاستراتيجي.

إنتاج مشروع يتبع أهداف العميل

هذا قد يعني أن رؤية العميل تحتاج إلى معالجة وإصلاح ، أو التفاوض معهم فيما يتعلق بأهداف المشروع ، من أجل تحويلها إلى أهداف قابلة للتنفيذ..

إرضاء توقعات العملاء وإبقائهم سعداء لا يؤدي فقط إلى تعاون ناجح ، والذي يمكن أن يساعد في القضاء على المفاجآت أثناء تنفيذ المشروع ، ولكن يضمن أيضًا الاستدامة في المستقبل.

فوائد

الميزة الرئيسية لإدارة المشروع هي أنه يساعد على إدارة المشاريع بشكل فعال. هذا يسمح بحل المشكلات بشكل أسرع.

كفاءة أكبر في تقديم الخدمات

توفر إدارة المشروع خارطة طريق يتم متابعتها بسهولة وتؤدي إلى إكمال المشروع. بعد أن تعرف أين تتجنب الحفر ، من المنطقي الاعتقاد بأنك ستعمل بذكاء وأكثر كفاءة.

رضا العملاء

كلما اكتمل المشروع في الوقت المحدد ودون الميزانية ، يغادر العميل سعيدًا. والعميل سعيد هو الشخص الذي سوف ننظر مرة أخرى.

توفر إدارة المشروعات الذكية الأدوات التي تتيح استمرار علاقة العميل / المسؤول هذه.

فعالية أكبر في تقديم الخدمات

نفس الاستراتيجيات التي سمحت بإكمال المشروع بنجاح ستخدم عدة مرات لمشاريع أخرى.

يحسن النمو والتنمية داخل الفريق

لا تؤدي النتائج الإيجابية إلى توليد الاحترام فحسب ، بل غالبًا ما تلهم فريق المشروع لمواصلة البحث عن طرق لتحقيق الأداء الأكثر كفاءة.

مرونة أكبر

ربما واحدة من أعظم فوائد إدارة المشروع هو أنه يسمح بالمرونة. تسمح الإدارة الآمنة للمشروع بتتبع الإستراتيجية التي تريد تنفيذها حتى يكتمل المشروع.

ومع ذلك ، فإن جمال مثل هذه المنظمة هو أنه إذا اكتشفت طريقًا أكثر ذكاءً لتتخذه ، فيمكنك اتباعه. بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة ، هذا فقط يستحق ثمن القبول.

زيادة تقييم المخاطر

عندما يتم محاذاة جميع اللاعبين والاستراتيجية في مكانها الصحيح ، فإن المخاطر المحتملة للصفعة.

توفر إدارة المشروع علامة حمراء في الوقت المناسب: قبل البدء في العمل على الانتهاء من المشروع.

أمثلة

الخطوط الجوية الأمريكية

خلقت عملية دمج الخطوط الجوية الأمريكية مع الخطوط الجوية الأمريكية تداخلًا في التكنولوجيا والبرامج. لقد أدركوا أن جداول البيانات لم تكن كافية لإدارة الموارد والمشروعات المعقدة.

للتعرف على الأولويات العالمية والأقسام الأوسع ، بدأوا في استخدام إدارة المشروع لدخول الموظفين ، وإدارة الموارد وتخطيط القدرات..

ونتيجة لذلك ، انتقلت شركة الطيران من الاستفادة من أعمالها في تكنولوجيا المعلومات من 10 ٪ إلى 20 ٪. وهذا يعادل التأثير الإيجابي الصافي البالغ عدة ملايين من الدولارات في ميزانيتها العمومية.

الآن ، لديهم إمكانية الوصول إلى بيانات أكثر موثوقية وأفضل لاتخاذ قرارات حاسمة حول المشاريع والموارد.

رويال بنك

احتاج بنك اسكتلندا الملكي إلى تطبيق بيانات متسقة وموثوقة لإبلاغ القرارات المالية والمتعلقة بالموارد. لذلك ، اختاروا إدارة المشاريع لتعزيز هذا الاتساق. لذا قاموا بإزالة 35 نظامًا قديمًا ، وأكثر من 50 أداة تم تطويرها من قبل المستخدمين ومئات جداول البيانات.

مع البيانات بتنسيقات مختلفة ومئات المشاريع التي تديرها أنظمة مختلفة ، أرادوا التحكم في بياناتهم لرؤية محفظة العملاء الخاصة بهم بشكل أكثر وضوحًا.

خلال اثني عشر شهرًا ، تمكنوا من تلبية احتياجاتهم التجارية وتحقيق عائد على الاستثمار. على طول الطريق ، قاموا بتحسين الشفافية وخفض التكاليف في كل وحدة أعمال.

مراجع

1. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2019). إدارة المشاريع مأخوذة من: en.wikipedia.org.
2. معهد إدارة المشاريع (2019). ما هي إدارة المشاريع؟ مأخوذة من: pmi.org.
3. كلاريزن (2018). ما هي أهداف إدارة المشروع؟ مأخوذة من: clarizen.com.
4. NI Business (2019). مزايا إدارة المشاريع. مأخوذة من: nibusinessinfo.co.uk.
5. غاري بيكارييلو (2019). أعلى 10 فوائد لإدارة المشاريع. برايت هب لإدارة المشاريع. مأخوذة من: brighthubpm.com.
6. لينا أوكوين (2018). 5 أمثلة واقعية لإدارة المشاريع الناجحة. بلانفيو المدونة. مأخوذة من: blog.planview.com.